Документационное обеспечение деятельности комитета защиты мира в СССР
Оглавление
Глава I. Нормативно-правовая база управления комитетами в СССР во второй половине XX века
Глава II. Характеристика и классификация документов фонда Калининского областного комитета защиты мира
Глава I. Нормативно-правовая база управления комитетами защиты мира в СССР во второй половине XX века
Движение сторонников мира — это международное массовое движение против войны и милитаризма, объединяющее людей, готовых отстаивать прочный и нерушимый мир, невзирая на различия в национальной принадлежности, политических и религиозных взглядах. После Второй мировой войны, в 1948-49 гг., во Франции, Италии, Польше, СССР, Японии и других странах стали возникать местные и национальные организации для борьбы за сохранение и упрочение мира. В защиту выступили Всемирная федерация профсоюзов, Международная демократическая федерация женщин, Всемирная федерация демократической молодёжи и другие международные демократические общественные организации.
Начало объединению борцов за мир в международном масштабе было положено созывом Всемирного конгресса деятелей культуры в защиту мира, состоявшегося в августе 1948 в г. Вроцлав (Польша) по инициативе передовых представителей французской, польской и советской интеллигенции. Вроцлавский конгресс обратился с призывом к деятелям культуры всех стран выступить против военной опасности и участвовать в организациях, борющихся за сохранение мира.
Движение сторонников мира постоянно отстаивало принципы, последовательное соблюдение которых в современных условиях способно предотвратить военные конфликты между государствами независимо от их общественно-политического строя. Эти принципы, подтвержденные на сессии Всемирного Совета Мира в 1966 в Женеве, требуют запрещения оружия массового уничтожения; ликвидации иностранных военных баз на чужих территориях; всеобщего одновременного и контролируемого разоружения; ликвидации всех форм колониализма и расовой дискриминации; уважения права народов на суверенитет и независимость; мирного сосуществования государств с различными политическими системами; отказа от «политики силы».
Эти общие принципы вырабатывались в ходе повседневной борьбы против поджигателей войны. В 1950 году Движение сторонников мира организовало кампанию по подписанию Стокгольмского воззвания, которое требовало безусловного запрещения атомного оружия, установления строгого международного контроля за соблюдением этого решения и объявляло, что правительство, которое первым применит атомное оружие, совершит преступление против человечества и должно рассматриваться как военный преступник. По инициативе Постоянного комитета Всемирного конгресса сторонников мира повсеместно создавались комитеты по сбору подписей, объединившие миллионы активистов.
Тогда в СССР, на 1-й всесоюзной конференции сторонников мира, проведённой 25-27 августа 1949 г., было выдвинуто решение о создании Советского комитета защиты мира (далее – СКЗМ).
Несмотря на то, что в СССР движение сторонников мира было инициировано «сверху», (а в условиях тоталитарного режима иначе быть и не могло), следует учитывать, что у его истоков стояли выдающиеся представители научной и творческой интеллигенции СССР, признанные далеко за пределами своей страны (В.А. Энгельгардт, Д.Д. Шостакович, М.М. Плисецкая, Б.Н. Полевой и другие).
Фактически, СКЗМ являлся постоянным выборным органом представителей советской общественности. По сути же, как и все «общественные» организации в СССР, находился под контролем партийных органов.
Безусловно, Комитет являлся частью внешнеполитической пропаганды Советского Союза. Однако не следует считать, что СКЗМ был всего лишь «структурным подразделением» Международного отдела ЦК КПСС. Деятельность СКЗМ, а также комитетов защиты мира, созданных во всех союзных и автономных республиках, краях, областях, а также крупнейших городах СССР, была значительно шире и разнообразнее, чем просто донесение до международной миротворческой общественности официальной позиции СССР по проблемам разоружения и безопасности.
Такой вывод можно сделать, изучив особенности деятельности подведомственного СКЗМ Калининского областного комитета защиты мира, деятельность которого отражена в комплексе документов, отложившемся за годы его деятельности в фонде № Р-1414 в ГАТО.
В ходе исследования выяснилось, что порядок управления комитетами не регламентирован каким-либо одним документом. Чтобы иметь представление о структуре, деятельности, порядке исполнения решений Калининского комитета защиты мира, необходимо рассмотреть весь комплекс документов во всем его многообразии.
Как стало очевидно, общая структура и порядок управления областным комитетом, а так же его сфера деятельности определялась СКЗМ, который, несмотря на статус «общественной организации», находился под управлением партии. Комитет включал в себя несколько комиссий – содействия Советскому фонду мира, по работе среди молодежи, по пропаганде и информации. Комитетом управлял выборный орган – президиум (во главе с председателем). Делопроизводство в комитете велось в секретариате.
Основным направлением деятельности комитета защиты мира были организация сбора «добровольных» пожертвований в пользу защиты мира, продвижение идей ядерного разоружения во всем мире, патриотическая и воспитательная работа среди молодежи, пропаганда идей мира и дружбы народов, проведение областных конференций сторонников мира.
Комитет включал в себя постоянно 49 членов, 11 из них в составе президиума.
Секретариат занимался текущим делопроизводством в комитете и последующей передачей документов в архив.
Актом, утвердившим создание комитетов защиты мира в СССР, является решение об основании СКЗМ на 1-й всесоюзной конференции сторонников мира 25-27 августа 1949 г. (документа в свободном доступе не обнаружено).
В состав комитетов входили представители советской общественности – деятели науки, литературы, политические активисты.
Методы работы комитета: во-первых, это распространение информации о движении защиты мира, организация конференций в целях пропаганды дружбы народов. Во-вторых, сбор финансовых средств в пользу Советского фонда мира. При этом комитет должен руководствоваться существующими постановлениями президиума и указаниями членов комиссий.
На заседаниях президиума комитета предписано вести протокол. Все решения, принятые в ходе заседания, приводят в исполнение члены комитета, каждый в рамках своих полномочий.
Заседание президиума комитета назначалось председателем, по инициативе либо СКЗМ, либо по инициативе члена Калининского областного комитета. Все решения принимались коллегиально. Деятельность комитета между заседаниями не прекращалась, об этом говорит прочая документация, представленная в фонде комитета.
Свою деятельность комитет осуществлял, в основном отправляя распоряжения и постановления по проведению мероприятий (конференций и заседаний) с целью пропаганды движения сторонников мира в городские и районные комитеты.
Глава II. Характеристика и классификация документов фонда Калининского областного комитета защиты мира
Архивные документы комитета отражают не только основные направления его деятельности, но и показывают процесс управления. В этой главе будет проведена классификация документов, а так же будет рассмотрено прохождение управленческих решений на основе документов фонда.
Классификацию документов можно провести, основываясь на современном ГОСТе Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно стандарту, система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.28
Все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные).
К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение общих управленческих функций. Например: система плановой документации, первичная учётная документация, отчетно-статистическая, кадровая документация, бухгалтерская документация.
Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства, организации). Сюда же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи.
Таким образом, корпоративная система документации представляет собой документы одной организации, в данном случае — комитета защиты мира.
В данной корпоративной системе документации можно выделить следующие виды документов:
1. Учетно-расчетная документация
2. Информационно-справочная документация.
3. Нормативно-распорядительная документация
4. Организационно-распорядительная документация
Каждый вид документации выполняет свою управленческую функцию и показывает особенности именно данного учреждения. Далее будет дана характеристика некоторых видов документации фонда.
Все решения, касающиеся наиболее ключевых аспектов деятельности Калининского областного комитета защиты мира, принимались коллегиально, на заседаниях президиума. Ход заседания, а так же решения, принятые на заседании, отражены в организационно-распорядительной документации.
К организационно-распорядительной документации фонда Комитета защиты мира относятся приказы, постановления, распоряжения и протоколы.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов.
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), а с другой — протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.
Среди делопроизводственной документации фонда Калининского областного комитета защиты мира, особое место занимают протоколы, потому, что эти документы дают наиболее полное представление о деятельности президиума.
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем.
В фонде Калининского областного комитета защиты мира представлены следующие формы протоколов:
• краткая;
• полная;
• стенографическая.
Краткий протокол — фиксирует обсуждаемые на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждаемые вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты:
• наименование учереждения (организации);
• вид документа (протокол);
• место для проставления даты, индекса документа;
• место составления протокола;
• место для заголовка к тексту.
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания).
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года.
Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например:
• протокол областной отчетно-выборной конференции сторонников мира;
• протокол пленума Калининского областного комитета защиты мира;
• протокол заседания президиума комитета.
Текст протокола включает вводную и основную части.
В вводной части протокола после заголовка приведены фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечислены фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Во вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения.
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей:
1. слушали;
2. выступили;
3. постановили,
которые печатаются с абзаца. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего так же печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.