СОДЕРЖАНИЕ
1. Задание на практику
2. Дневник работы для производственной практики
3. Аттестационный лист для производственной практики
4. Отчет
4.1. Задание 1 «Ознакомиться с деятельностью организации изучить работу структурных подразделений определить нормативно-правовую базу деятельности ознакомиться с учредительными документами»..…3
4.2. Задание 2 «Изучить функциональные обязанности делопроизводителя»…..…..10
4.3. Задание 3 «Произвести сбор материалов необходимых для выполнения выпускной квалификационной работы»………11
5. Перечень использованных источников………..……16
6. Приложения
6.1. Приложение 1 «Структура организации»……..……17
6.2. Приложение 2 «Об организации работ по обработке персональных данных в ГБУДО «Детско-юношеский центр»……..…..18
6.3. Приложение 3 «Должностная инструкция документоведа»………24
6.4. Приложение 4 «Места текущего хранения документов»….27
6.5. Приложение 5 «Хранение документов содержащих персональные данные»………28
6.6. Приложение 6 «Журнал временного изъятия документов»29
6.7. Приложение 7 «Образцы номенклатур дел за 2014 2015 и 2016 года»….30

Advertisement
Бесплатно

Узнайте стоимость учебной работы онлайн

Информация о работе

Ваши данные

Работа № 4229. Это ОЗНАКОМИТЕЛЬНАЯ ВЕРСИЯ работы, цена оригинала 1000 рублей. Оформлен в программе Microsoft Word.

Оплата. Контакты

ЗАДАНИЕ 1
Государственное бюджетное учреждение дополнительного образования «Детско-юношеский центр».
Дата создания 4 августа 2010 года
Учредитель учреждения
Департамент образования и науки Курганской области
640000 г. Курган ул. Ленина 35
Место нахождения учреждения
ГБУДО «Детско-юношеский центр»
640000 г. Курган ул. Томина д. 51

Организационная структура

В ГБУДО «Детско-юношеский центр» используется линейно-функциональная организационная структура. В ней основная доля полномочий возлагается на директора центра который принимает решения относительно любых действий своих подчиненных естественно в рамках отведенных ему полномочий. В то же время имеются и функциональные руководители которые консультируют и помогают ему принять правильные решения разрабатывая их варианты их руководство исполнителями хотя и входит в их полномочия все же носит исключительно формальный характер. Фактически директор выполняет функции координатора между различными функциональными подразделениями. 1
См. Приложение 1
Система документооборота
Документооборот в Центре организуется исходя из следующих принципов
• централизация операций по приему и отправке документов
• распределение документов на документопотоки имеющие одинаковый маршрут маршрутизация документов
• организация предварительного рассмотрения поступающих документов
• исключение возвратных движений документа не обусловленных деловой необходимостью
• однократность регистрации документов
• регламентация операций по обработке рассмотрению и согласованию документов.
В документообороте Центра в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки поступающая документация входящая отправляемая документация исходящая внутренняя документация.
Система текущего и архивного хранения документов
Формирование дел и их текущее хранение
Дела формируются в канцелярии Центра и в структурных подразделениях.
Исполненные документы должны не более чем в 10-дневный срок сдаваться исполнителями в канцелярию для формирования их в дела. Номер дела в которое должен быть подшит документ определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел в структурных подразделениях осуществляют сотрудники ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях проверку наличия и состояния дел осуществляет документовед.
При формировании дел в структурных подразделениях Центра необходимо соблюдать следующие правила
• помещать в дело исполненные документы соответствующие по своему содержанию заголовку дела по сводной номенклатуре
• помещать вместе все документы относящиеся к разрешению одного вопроса
• помещать приложения вместе с основными документами
• группировать в дело документы одного календарного года за исключением переходящих дел
• раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа
• помещать в дела факсограммы телеграммы телефонограммы на общих основаниях
• помещать в дело документ правильно и полностью оформленный документ должен иметь дату подпись отметку об исполнении и др. реквизиты
• не помещать в дело документы подлежащие возврату лишние экземпляры и черновики за исключением особо ценных
• по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не боле 35-4 см толщина дел со сроками хранения до 10 лет может быть более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов частей индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «Том 1» «Том 2» и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Документы собраний заседаний совещаний группируются в два дела а протоколы и решения б документы к собраниям заседаниям совещаниям.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело.
Документы к протоколам если они сгруппированы в отдельные дела систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Приказы директора Центра по основной деятельности группируются отдельно от приказов директора Центра по личному составу.
При формировании приказов директора Центра по личному составу формируются в отдельные дела приказы директора Центра по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например приказы директора Центра по личному составу прием перемещение увольнение работников формируются отдельно от приказов директора центра по личному составу командировки и т.д.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Обращения предложения заявления и жалобы граждан по вопросам работы Центра его подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется как правило за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности документ — ответ помещается за документом — запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу начавшейся в предыдущем году документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела со дня их заведения до передачи в архив центра или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются подшиваются для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники ответственные за сохранность документов и формирование их в дела как правило это сотрудники ответственные за делопроизводство. Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел доступа к ним проводится комплекс работ
• создание оптимальных технических физических условий хранения документов и дел
• размещение дел
• проверка наличия и состояния документов и дел
• соблюдение порядка выдачи дел
• обеспечение защиты информации в информационной системе обеспечивающей хранение электронных документов.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы сейфы и т.п. чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально корешками наружу и в соответствии со сводной номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по сводной номенклатуре дел. Сводная номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.
Дела документального фонда центра находящиеся на текущем хранении подлежат учету. Периодически как правило перед передачей в архив центра проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству числящемуся по сводной номенклатуре дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование по результатам которого лицо виновное в утрате несет ответственность в установленном порядке.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Центра или его заместителя курирующего вопросы делопроизводства по актам.
Если отдельные документы уже включенные в дело находящееся на текущем хранении в структурном подразделении временно требуются сотруднику они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел а на их место вкладывается лист — заместитель с указанием — когда кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Центра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 2
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и уничтожение предусматривает
— экспертизу ценности документов
— оформление дел
— составление описей дел по результатам экспертизы их ценности
— составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Центре создается постоянно действующая ЭК действующая на основании положения утверждаемого директором Центра.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Центра работниками ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством документоведа.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив центра отбор дел с временными сроками хранения до 10 лет и с пометкой «До минования надобности» подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел центра.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного временного свыше 10 лет хранения и дел по личному составу а также акты о выделении дел к уничтожению. 3
Защита конфиденциальной информации
В ДЮЦ нет конфиденциальной информации а защита документов по личному составу регламентируется Федеральным законом О персональных данных от 27.07.2006 N 152-ФЗ. 4. И положением «Об организации работ по обработке персональных данных в ГБУДО «Детско-юношеский центр»
См. Приложение 2
ЗАДАНИЕ 2
Документовед — это специалист работающий с документацией. Специалист занимается ведением базы данных документов управляет электронным документооборотом контролирует ведение документации на соответствие стандартам установленных в компании работает с корреспонденцией а также занимается многими другими задачами.
В нынешнее время должность документоведа очень актуальна и пользуется большим спросом на крупных предприятиях.
Обязанности документоведа
В должностные обязанности документоведа входит
• ведение документации
• проверка документов
• сбор первичной документации
• формирование и отправка документов.
Также могут выдвигаться дополнительные обязанности такие как
• контроль за состоянием делопроизводства
• ведение реестра
• подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам
• подготовка и передача документов в архив
• выполнение копировальных‚ редакционных и машинописных работ‚ сканирование документов. 5
Должностная инструкция документоведа в Государственном бюджетном учреждении дополнительного образования «Детско-юношеский центр» практически не отличается от типовой и составлена очень подробно.
См. Приложение 3
ЗАДАНИЕ 3
Анализ организации текущего хранения документов предприятия на примере ГБУДО «Детско-юношеский центр»
В Детско-юношеском центре я изучала текущее хранение документов.
По вопросу 2.1 Краткая характеристика ГБУДО «Детско-юношеский центр» юридический статус сфера деятельности справочная информация организационные документы структура организации взяла всю информацию с официального сайта httpprospekt45.ru
Юридический статус и справочная информация httpprospekt45.rusvedenija
Государственное бюджетное учреждение дополнительного образования «Детско-юношеский центр»
Дата создания 4 августа 2010 года
Учредитель учреждения
Департамент образования и науки Курганской области
640000 г. Курган ул. Ленина 35
телефон 8 3522 46-14-41
факс 8 3522 41-85-73
электронная почта mail@hde.kurganobl.ru
Место нахождения учреждения
ГБУДО «Детско-юношеский центр»
640000 г. Курган ул. Томина д. 51
Режим и график работы
Администрация и методическая служба
понедельник-пятница с 800 до 1700
обеденный перерыв с 1200 до 1300
суббота воскресенье выходные дни
Объединения для детей и молодежи согласно расписанию понедельник — воскресенье с 800 до 2000 для обучающихся старше 16 лет — до 2100
Продолжительность академического часа для дошкольников и детей имеющих ограниченные возможности здоровья находящихся в условиях учреждений социальной реабилитации — 30 минут для школьников студентов — 40-45 минут в зависимости от продолжительности академического часа в базовом учреждении с обязательным 10 минутным перерывом между занятиями для отдыха обучающихся и проветривания помещения. Учебный год начинается с 1 сентября.
Контактные телефоны и адреса электронной почты
См. Приложение 1
С вопросом 2.2 Организация текущего хранения документов в ГБУДО «Детско-юношеский центр» работала непосредственно с документоведом. Собрала информацию по нескольким пунктам которые касаются текущего хранения.
1. Принципы формирования дел места их хранения оформление.
Формирование дел и их текущее хранение и оформление написано в «Инструкции по делопроизводству в ГБУДО «ДЮЦ»» и описано в Задании 1 данной работы.
Дела хранятся в шкафах журналы регистрации – на рабочем столе документоведа.
См. Приложение 4
2. Хранение документов содержащих персональные данные или другую конфиденциальную информацию
Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров бухгалтерии и структурном подразделении в котором трудится работник на период выполнения трудовых отношений а после их завершения в течение 75 лет в архиве Учреждения.
Трудовые книжки – в сейфе личные дела – в шкафу.
См. Приложение 5
К электронным носителям имеют доступ только определенные люди как правило начальники отделов.
3. Условия и процедура временного изъятия документов из дел
Раньше в Учреждении велся журнал временного изъятия
См. Приложение 6
На данный момент документ можно взять и поработать с ним за отдельным столом в кабинете документоведа документ из дела не изымается никуда не заносится.
4. Принципы и процедура составления номенклатур дел.
Взяла образцы номенклатур дел за 2014 2015 и 2016 года.
См. Приложение 7
Произвести сбор материалов необходимых для выполнения выпускной квалификационной работы. Перечень этих материалов зависит от темы работы используемые нормативно-правовые акты инструкции положения планы работы образцы оформления документов различных групп бланки формы регистрации в том числе из систем программного обеспечения и т.д.. Все собранные материалы по индивидуальному заданию необходимо подшить в отчет.

ПЕРЕЧЕНЬ ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Приложение 1 к приказу ГБУДО «Детско-юношеский центр»
ПОЛОЖЕНИЕ
об обработке персональных данных в ГБУДО «Детско-юношеский центр»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящим Положением определяется порядок обращения с персональными данными работников обучающихся законных представителей несовершеннолетних обучающихся участников мероприятий проектов и программ ГБУДО «Детско-юношеский центр» далее — Учреждение.
1.2. Настоящее положение определяет порядок обращения с персональными данными и имеет целью обеспечить соблюдение законных прав и интересов Учреждения его работников обучающихся законных представителей несовершеннолетних обучающихся участников мероприятий проектов и программ в связи с необходимостью получения сбора систематизации комбинирования хранения и передачи сведений составляющих персональные данные.
1.3. В настоящем Положении используются следующие основные понятия
— персональные данные — любая информация относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу субъекту персональных данных п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. 152-ФЗ
— обработка персональных данных субъекта — любое действие операция или совокупность действий операций совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными включая сбор запись систематизацию накопление хранение уточнение обновление изменение извлечение использование передачу распространение предоставление доступ обезличивание блокирование удаление уничтожение персональных данных п. 3 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. 152-ФЗ
— распространение персональных данных — действия направленные на раскрытие персональных данных субъектов неопределенному кругу лиц п. 5 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. 152-ФЗ
— предоставление персональных данных — действия направленные на раскрытие персональных данных субъектов определенному лицу или определенному кругу лиц п. 6 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. 152-ФЗ
— блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных субъектов за исключением случаев если обработка необходима для уточнения персональных данных п. 7 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. 152-ФЗ
— уничтожение персональных данных — действия в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных субъектов и или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных п. 8 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. 152-ФЗ
— обезличивание персональных данных — действия в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту п. 9 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. 152-ФЗ
— информация — сведения сообщения данные независимо от формы их представления
— документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.
1.4. Приказом руководителя Учреждения назначается лицо ответственное за организацию обработки персональных данных которое обязано
1.4.1 Осуществлять контроль за соблюдением в Учреждении законодательства о персональных данных в том числе требований к защите персональных данных
1.4.2. Доводить до сведения работников Учреждения положения законодательства о персональных данных локальных актов по вопросам обработки персональных данных требований к защите персональных данных
1.4.3. Организовывать приём и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных и осуществлять контроль за приёмом и обработкой таких обращений и запросов.
2. СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.2. Информация представляемая работником при поступлении на работу в Учреждение должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ лицо поступающее на работу предъявляет
— паспорт или иной документ удостоверяющий личность
— трудовую книжку за исключением случаев когда договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства или трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам
— личную медицинскую книжку
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
— документы воинского учета — для лиц подлежащих воинскому учету
— документ об образовании и или квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу требующую специальных знаний или специальной подготовки
— свидетельство о присвоении индивидуального номера налогоплательщика при его наличии у работника
— справку выданную органами МВД России о наличии отсутствии судимости и или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу к которой в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом не допускаются лица имеющие или имевшие судимость подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.
2.2.1. При оформлении работника отделом кадров заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника» в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника
— общие сведения Ф.И.О. дата рождения место рождения гражданство образование профессия стаж работы состояние в браке пол
— паспортные данные серия номер кем и когда выдан или данные свидетельства о рождении номер кем и когда выдано
— сведения о страховом свидетельстве государственного пенсионного страхования и индивидуальном номере налогоплательщика при его наличии
— сведения о воинском учете
— данные о приеме на работу
— сведения об аттестации
— сведения о повышенной квалификации
— сведения о профессиональной переподготовке
— сведения о наградах поощрениях почетных званиях
— сведения об отпусках
— сведения о социальных гарантиях
— сведения о месте жительства и о контактных телефонах
— личная подпись.
2.2.2. В отделе кадров Учреждения могут создаваться и храниться следующие группы документов содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде
— комплексы документов сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу переводе увольнении в том числе об аттестации и повышении квалификации работников
— комплекс материалов по анкетированию тестированию проведению собеседований с кандидатом на должность при наличии
— подлинники и копии приказов распоряжений по кадрам
— личные дела трудовые и медицинские книжки
— должностные инструкции работников
— дела содержащие основания к приказу по личному составу
— справочно-информационный банк данных по персоналу журналы
— подлинники и копии отчетных аналитических и справочных материалов передаваемых руководству Учреждения руководителям структурных подразделений
— копии отчетов направляемых в государственные органы статистики налоговые инспекции вышестоящие органы управления и другие учреждения по вопросам кадровой работы .
2.2.3. У документоведа Учреждения хранится документация
— положения о структурных подразделениях
— приказы распоряжения указания руководства Учреждения по основной деятельности
— документы планирования учета анализа и отчетности по основной деятельности при наличии.
2.2.4. В бухгалтерии Учреждения создаются и хранятся следующие группы документов содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде
— подлинники и копии приказов распоряжений по кадрам прием на работу перевод увольнение тарификация и начисление заработной платы
— комплексы документов сопровождающие процесс оформления трудовых отношений по договорам гражданского-правового характера и срочным трудовым договорам
— копии отчетов направляемых в государственные органы статистики налоговые инспекции государственные и негосударственные пенсионные фонды фонды обязательного медицинского страхования вышестоящие органы управления и другие учреждения.
2.3. Для зачисления на обучение в Учреждении совершеннолетние граждане и граждане имеющие основное общее образование или родители законные представители несовершеннолетних граждан подают заявление на приём дополненное следующей информацией представляемой в документальной форме.
Совершеннолетнее лицо и лицо имеющее основное общее образование при подаче заявления на обучение предъявляет
— копию паспорта или иного документа удостоверяющего личность
— медицинские документы подтверждающие отсутствие противопоказаний к занятиям соответствующим видом спорта при выборе дополнительной общеобразовательной программы в области физической культуры и спорта.
Родитель законный представитель несовершеннолетнего лица поступающего на обучение предъявляет
— копию паспорта или свидетельства о рождении ребёнка на несовершеннолетнее лицо
— медицинские документы подтверждающие отсутствие противопоказаний у несовершеннолетнего лица к занятиям соответствующим видом спорта при выборе дополнительной общеобразовательной программы в области физической культуры и спорта.
2.3.1. На обучающихся зачисленных приказом директора Учреждения на обучение заводится утвержденной формы «Личное дело» в котором хранятся копии документов отражающих следующие анкетные и биографические данные обучающегося
— общие сведения Ф.И.О. дата рождения пол
— паспортные данные серия номер кем и когда выдан или данные свидетельства о рождении номер кем и когда выдано
— сведения об основном месте учёбы или работы
— сведения о месте жительства контактных телефонах адресе электронной почты или аккаунта в социальных сетях при необходимости
— данные о приеме на обучение переводе или отчислении в т.ч. и отчисление в связи с окончанием обучения а также о личных достижениях обучающегося результаты участия в конкурсах фестиваля олимпиадах соревнованиях и прочих конкурсных мероприятий сведения о присуждении премий именных стипендий и других поощрениях
— личная подпись.
2.3.2. В структурном подразделении Учреждения создаются и хранятся следующие группы документов содержащие данные об обучающихся в единичном или сводном виде
— личные дела обучающихся
— комплексы документов сопровождающие процесс приёма на обучение переводе или отчислении в т.ч. и отчисление в связи с окончанием обучения
— комплекс материалов по результатам индивидуального отбора при поступлении на обучение по дополнительным предпрофессиональным программам в области физической культуры и спорта по результатам мониторинга реализации дополнительным общеобразовательных программ
— фото- и видематериалы
— копии приказов и других документов подтверждающих личные достижения участие в конкурсных мероприятиях присуждение наград и поощрений
— журналы учета работы учебных групп
— подлинники и копии отчетных аналитических информационных и справочных материалов передаваемых руководству Учреждения руководителям структурных подразделений
— копии отчетов направляемых в государственные органы статистики вышестоящие органы управления и другие учреждения.
2.4. Для участия в мероприятиях проектах или программах Учреждения совершеннолетние граждане или родители законные представители несовершеннолетних граждан подают заявку анкету-заявку на участие в соответствии с формой определённой положением о мероприятии проекте или программе. В случаях определенных положением о мероприятии проекте или программе дополнительно представляется может представляться следующая информация в документальной форме
— паспорт или иной документ удостоверяющий личность для совершеннолетних граждан
— паспорт или свидетельство о рождении ребёнка на несовершеннолетнее лицо
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
— свидетельство о присвоении индивидуального номера налогоплательщика при его наличии
— медицинские документы подтверждающие отсутствие противопоказаний к занятиям физической культурой.
— авторские интеллектуальные научные творческие работы эссе сочинения рисунки плакаты фотографии аудио- и видеофайлы разработки проектов описание изобретений и прочие материалы
— фото- и видематериалы
— копии документов комплект копий документов подтверждающих успешное участие в конкурсных мероприятиях различной направленности дипломы грамоты благодарности благодарственные письма свидетельства сертификаты похвальные листы табеля оценок и прочие материалы.
2.4.1. При оформлении гражданина участвующего в мероприятиях проектах или программах Учреждения педагогом дополнительного образования методистом педагогом-организатором специалистом по работе с молодёжью или руководителем структурного подразделения заполняется список участников мероприятия проекта или программы в котором отражаются могут отражаться следующие данные гражданина
— общие сведения Ф.И.О. дата рождения пол
— паспортные данные серия номер кем и когда выдан или данные свидетельства о рождении номер кем и когда выдано
— данные о страховом свидетельстве государственного пенсионного страхования и индивидуальном номере налогоплательщика при его наличии
— сведения о месте обучения или работы гражданина
— сведения о месте жительства контактных телефонах адресе электронной почты и ссылке на аккаунты гражданина в социальных сетях
— сведения о представляемых гражданином работах либо о степени его участия в мероприятии проекте или программе
— фото- и видематериалы с изображением СПД
— данные о личных достижениях гражданина опыт и результаты участия в конкурсах фестиваля олимпиадах соревнованиях и прочих конкурсных мероприятий сведения о присуждении премий именных стипендий и других поощрениях
— личная подпись.
2.4.2. В структурном подразделении Учреждения создаются и хранятся следующие группы документов содержащие данные об участниках мероприятий проектов и программ в единичном или сводном виде
— списки участников мероприятий проектов и программ
— комплексы документов сопровождающие процесс подготовки проведения и подведения итогов мероприятий проектов и программ списки участников протоколы заседаний жюри оценочные ведомости списки для инструктажей по технике безопасности
— фото- и видеоматериалы
— комплекс материалов по анкетированию или тестированию участников мероприятий проектов или программ при необходимости
— копии приказов и других документов подтверждающих личные достижения участие в конкурсных мероприятиях присуждение наград и поощрений
— подлинники и копии отчетных аналитических информационных и справочных материалов передаваемых руководству Учреждения руководителям структурных подразделений
— копии отчетов направляемых в государственные органы статистики налоговые инспекции вышестоящие органы управления и другие учреждения.
3. ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Источником информации обо всех персональных данных работников совершеннолетних обучающихся и участников мероприятий проектов и программ родителей законных представителей несовершеннолетних обучающихся и участников мероприятий проектов и программ далее — субъекты персональных данных СПД является непосредственно человек. Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны то СПД должны быть заранее в письменной форме уведомлены об этом и от них должно быть получено письменное согласие. Учреждение обязано сообщать СПД о целях предполагаемых источниках и способах получения персональных данных а также о последствиях отказа дать письменное согласие на их получение.
3.2. Учреждение не имеет права получать и обрабатывать персональные данные СПД об их расовой национальной принадлежности политических взглядах религиозных и философских убеждениях интимной жизни.
3.3. Учреждение вправе обрабатывать персональные данные СПД только с их письменного согласия.
3.5. Письменное согласие СПД на обработку персональных данных должно включать в себя
— фамилию имя отчество адрес субъекта персональных данных номер основного документа удостоверяющего его личность сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе
— наименование фамилию имя отчество и адрес оператора получающего согласие субъекта персональных данных
— цель обработки персональных данных
— перечень персональных данных на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных
— перечень действий с персональными данными на совершение которых дается согласие общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных
— срок в течение которого действует согласие а также порядок его отзыва.
3.6. Согласие СПД не требуется в следующих случаях
— обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона устанавливающего её цель условия получения персональных данных и круг субъектов персональные данные которых подлежат обработке
— обработка персональных данных в целях исполнения трудового договора
— обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных
— обработка персональных данных необходима для защиты жизни здоровья или иных жизненно важных интересов СПД и получение его согласия невозможно
— по требованию полномочных государственных органов — в случаях предусмотренных федеральным законом.
3.7. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов или иных правовых актов содействия работникам в трудоустройстве получения образования обеспечения личной безопасности контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
3.8. Сотрудники занимающихся обработкой персональных данных и доступ которых к персональным данным необходим для выполнения служебных трудовых обязанностей подписывают обязательство о неразглашении информации содержащей персональные данные. Учёт сотрудников допущенных к работе с персональными данными ведется в журнале в котором отражаются сведения о допуске к персональным данным информационная система персональных данных дата допуска и сведения о прекращении допуска к персональным данным дата и номер приказа об увольнении подпись лица.
3.9. В Учреждении определяется перечень информационных систем персональных данных за безопасность функционирования которых отвечают администраторы безопасности информационных систем персональных данных назначаемые из числа сотрудников Учреждения.
В целях осуществления контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных в Учреждении определяются соответствующие правила контроля план-график проведения внутренних проверок сведения о которых заносятся в журнал по учёту мероприятий по контролю соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных. Данную работу проводит Комиссия по осуществлению внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных состав которой утверждается приказом руководителя Учреждения.
3.10. Работники должны быть ознакомлены под расписку с документами Учреждения устанавливающими порядок обработки персональных данных а также об их правах и обязанностях в этой области.
3.11. Совершеннолетние обучающихся и участники мероприятий проектов и программ родители законные представители несовершеннолетних обучающихся и участников мероприятий проектов и программ могут ознакомиться с документами Учреждения устанавливающими порядок обработки персональных данных а также их права и обязанности в этой области на официальном сайте Учреждения в информационно-коммуникационной сети «Интернет» по адресу prospekt45.ruducentr.
4. ПЕРЕДАЧА И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. При передаче персональных данных СПД Учреждение должно соблюдать следующие требования
4.1.1. Не сообщать персональные данные СПД третьей стороне без письменного согласия СПД за исключением случаев когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта а также в случаях установленных федеральным законом.
4.1.2. Не сообщать персональные данные СПД в коммерческих целях без их письменного согласия. Обработка персональных данных СПД в целях продвижения товаров работ услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с предварительного согласия СПД.
4.1.3. Предупредить лиц получивших персональные данные о том что эти данные могут быть использованы лишь в целях для которых они сообщены и требовать от этих лиц подтверждение того что это правило соблюдено. Лица получившие персональные данные обязаны соблюдать режим секретности конфиденциальности. Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными в порядке установленном федеральными законами.
4.1.4. Осуществлять передачу персональных данных в пределах Учреждения в соответствии с настоящим Положением.
4.1.5. Разрешать доступ к персональным данным только специально уполномоченным лицам при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные которые необходимы для выполнения конкретной функции.
4.1.6. Передавать персональные данные о несовершеннолетнем только тем родителям законным представителям от которых получено согласие на обработку и передачу персональных данных.
4.2. Настоящее положение определяет следующие места и сроки хранения
4.2.1. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров бухгалтерии и структурном подразделении в котором трудится работник на период выполнения трудовых отношений а после их завершения в течение 75 лет в архиве Учреждения.
4.2.2. Персональные данные совершеннолетних обучающихся и родителей законных представителей несовершеннолетних обучающихся хранятся у педагогов дополнительного образования и тренеров-преподавателей сформированными в «Личные дела» а также обрабатываются и хранятся в сводном виде в структурных подразделениях Учреждения на период реализации дополнительной общеобразовательной программы а после её завершения в течение 75 лет в архиве Учреждения.
4.2.3. Персональные данные совершеннолетних участников мероприятий проектов и программ и родителей законных представителей несовершеннолетних участников мероприятий проектов и программ хранятся в сводном виде в структурных подразделениях Учреждения в течение двух лет.
4.3. По окончанию использования персональных данных в структурных подразделениях документы содержащие эти данные направляются на уничтожение за исключением документов которые необходимо направлять в архив учреждения или в ГКУ «Государственный архив Курганской области».
Для обеспечения работ по уничтожению персональных данных формируется Комиссия по уничтожению персональных данных состав которой утверждается приказом руководителя Учреждения.
Комиссия по уничтожению персональных данных по мере надобности но не менее одного раза за полугодие проводит отбор носителей персональных данных содержащихся на бумажных и электронных носителях и определяет информацию которая подлежит уничтожению. По результатам проведённой работы Комиссия по уничтожению персональных данных представляет для утверждения руководителю Учреждения акт об уничтожении персональных данных. После утверждения акта перечисленные носители сверяются и уничтожаются методом разрезания сжигания для бумажных носителей или удаления информации либо механического уничтожения съёмных носителей для электронных носителей. Уничтоженные носители списываются с журналов учёта.
5. ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ
5.1. Право доступа к персональным данным имеют
— директор Учреждения
— заместители директора
— главный бухгалтер и бухгалтера по направлениям деятельности
— специалист по кадрам
— документовед
— руководители структурных подразделений методисты специалисты по работе с молодёжью педагоги-организаторы тренеры-преподаватели и педагоги дополнительного образования по направлениям деятельности.
5.2. СПД имеют право
5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным ознакомление с ними включая право на безвозмездное получение копии любой записи содержащей его персональные данные.
5.2.2. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав СПД или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Учреждения при обработке и защите его персональных данных.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ НОРМ
РЕГУЛИРУЮЩИХ ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Работники Учреждения виновные в нарушении порядка обращения с персональными данными несут дисциплинарную административную гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
6.2. Директор Учреждения за нарушение порядка обращения с персональными данными несет административную ответственность согласно ст. 5.27 и ст. 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях а также возмещает ущерб причиненный неправомерным использованием информации содержащей персональные данные.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Должностная инструкция документоведа
Главное управление образования Курганской области
Государственное бюджетное учреждение
дополнительного образования
«Детско-юношеский центр»
Должностная инструкция
I. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция документоведа Государственного бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детско-юношеский центр» разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей специалистов и других служащих утвержденного постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. 37 действующая редакция от 12.02.2014 г.
1.2. Документовед принимается на работу и увольняется с работы директором Государственного бюджетного образовательного учреждения дополнительного образования детей «Детско-юношеский» далее — центр.
1.3. Документовед должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Документовед подчиняется непосредственно директору центра.
1.5. В практической деятельности должен руководствоваться
1.5.1. Уставом центра.
1.5.2. Правилами внутреннего трудового распорядка.
1.5.3. Инструкцией по делопроизводству в Государственном бюджетном образовательном учреждении дополнительного образования детей «Детско-юношеский центр».
1.5.4. Инструкцией о делопроизводстве по предложениям заявлениям и жалобам граждан в Государственном бюджетном образовательном учреждении дополнительного образования детей «Детско-юношеский центр».
1.5.5. Положением о постоянно действующей Экспертной комиссии по делопроизводству.
1.5.6. Положением об архиве.
1.5.7. Инструкцией по охране труда и технике безопасности для документоведа.
1.5.8. Должностными обязанностями по охране труда для документоведа.
1.5.9. Настоящей должностной инструкцией.
1.5.10. Приказами и распоряжениями директора центра.
1.6. Должен знать
1.6.1. Нормативно-правовые акты другие документы и материалы по организации документационного обеспечения учреждения.
1.6.2. Структуру учреждения и его подразделений.
1.6.3. Технологию работы службы документационного обеспечения учреждения.
1.6.4. Методы исследования анализа проектирования и развития документационных систем.
1.6.5. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных используемых на предприятии для нужд документационного обеспечения учреждения.
1.6.6. Порядок оформления классификации хранения экспертизы ценности документов.
1.6.7. Организацию архивного дела.
1.6.8. Организационно-методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.
1.6.9. Основы трудового законодательства РФ в части касающейся.
II. Должностные обязанности
Документовед
2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования компьютерной техники.
2.2. Организует работу по составлению номенклатуры дел центра.
2.3. Принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в соответствии с резолюциями руководителей организации передает документы на исполнение.
2.4. Осуществляет контроль за прохождением и исполнением документов.
2.5. Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.6. Формирует и ведет текущие дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на текущий год.
2.7. Обеспечивает сохранность дел и проходящей служебной документации.
2.8. Принимает участие в планировании организации и совершенствовании делопроизводства в учреждении.
2.9. Организует внедрение систем ведения документации.
2.10. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.11. Участвует в отборе документов передаваемых на государственное хранение работа в комиссии по экспертизе ценности готовит акты для их передачи в архив.
2.12. Участвует в отборе документов на списание и уничтожение работа в комиссии по экспертизе ценности составляет акты на уничтожение совместно с комиссией по экспертизе ценности документов уничтожает документы.
2.13. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов.
2.14. Ведет списки структурных подразделений центра – источников комплектования архива.
2.15. Принимает упорядоченные документы структурных подразделений центра оформленные в соответствии со сроками и требованиями установленными Федеральной архивной службой России.
2.16. Изучает и обобщает передовой опыт в области архивного делопроизводства и документационного обеспечения.
2.17. Разрабатывает нормативно-методические документы по архивному делу и документационному обеспечению.
2.18. Осуществляет работу по сбору обработке хранению и уничтожению персональных данных в соответствии с направлениями работы согласно требованиям нормативно-правовых актов регламентирующих вопросы защиты персональных данных
III. Права
Документовед в пределах своей компетенции имеет право
3.1.На защиту профессиональной чести и достоинства.
3.2.На благоприятные условия труда и охрану здоровья.
3.3.На социальные гарантии и льготы установленные действующим законодательством.
3.4. Участвовать в управлении центром в порядке предусмотренным Уставом центра.
3.5. Знакомиться с жалобами и другими документами содержащими оценку работы давать по ним объяснения.
3.6. Защищать свои интересы самостоятельно и или через представителя в случае дисциплинарного и или служебного расследования.
3.7. На конфиденциальность расследования за исключением случаев предусмотренных законом.
3.8. Вносить предложения по улучшению организации документооборота центра его рационализации с соблюдением установленных стандартов.
3.9. Требовать от работников осуществляющих подготовку документации соблюдения установленных стандартов и требований оформления документации.
3.10. Запрашивать от структурных подразделений необходимые для работы архива сведения.
3.11. Участвовать в проводимых государственным учреждением «Государственный архив Курганской области» мероприятиях по вопросам архивного дела и документационного обеспечения учреждения.
IV. Ответственность
Документовед несет ответственность
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка центра Инструкции по охране труда и технике безопасности распоряжений директора и иных локальных нормативных актов должностных обязанностей установленных настоящей инструкцией.
4.2. За недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений нарушения сроков их исполнения.
4.3. За причинение центру ущерба в связи с исполнением неисполнением своих должностных обязанностей.
4.4. Документовед несет полную материальную ответственность за недостачу и умышленную порчу материалов изделий инструментов и других предметов выданных в пользование.
V. Взаимоотношения. Связи по должноcти.
Документовед
5.1. Получает от директора центра информацию нормативно-правового и организационно-методического характера знакомится под подпись с соответствующими документами. Выполняет приказы и распоряжения директора и его заместителей.
5.2. Взаимодействует с педагогическим административным обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и оформления документов.
5.3. Взаимодействует с Государственным учреждением «Государственный архив Курганской области» Комитетом по управлению архивами Курганской области Главным управлением образования Курганской области по вопросам делопроизводства.