СОДЕРЖАНИЕ
Введение..3
Глава 1. Сущность конфиденциального документа.…5
1.1. Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов.…5
1.2. Нормативно-методическая база конфиденциального делопроизводства..….9
Глава 2. Работа с конфиденциальными документами..….12
2.1.Технология учета обработки и исполнения конфиденциальных документов.….12
2.2. Отправка конфиденциальных документов.….15
2.3. Защита документов содержащих коммерческую тайну.…..17
2.4. Организация работы с документами содержащими конфиденциальные сведения.20
2.5. Уничтожение документов.25
Заключение..…..…..27
Список использованных источников и литературы..….….30
Приложения..32

Advertisement
Бесплатно

Узнайте стоимость учебной работы онлайн

Информация о работе

Ваши данные

_________________________________________________________________

Работа № 4285. Это ОЗНАКОМИТЕЛЬНАЯ ВЕРСИЯ работы.

Цена оригинала 1000 рублей. Оформлен в программе Microsoft Word.

Оплата. Контакты

_________________________________________________________________

ВВЕДЕНИЕ
По уровню доступности документы подразделяются на две категории общедоступные и с ограниченным доступом. Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц.
Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности не одного а нескольких типов делопроизводства в зависимости от того к какому виду тайны принадлежит содержащаяся в них информация. Нормативными документами установлено шесть видов тайны государственная коммерческая служебная личная семейная профессиональная.
Конфиденциальное делопроизводство – это деятельность обеспечивающая документирование конфиденциальной информации организация работы с конфиденциальными документами и защита содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимают процесс подготовки и изготовления документов под организацией работы с документами – их учет размножение прохождение исполнение отправление классификацию систематизацию подготовку для архивного хранения уничтожение режим хранения и обращения проверку наличия.
Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на официальные документы так и на их проекты различные рабочие записи не имеющие всех необходимых реквизитов но содержащие информацию подлежащую защите.
Конфиденциальная информация должна защищаться от утраты и утечки. К утрате конфиденциальной документированной информации приводят хищение и потеря носителей информации или только отображенной в них информации искажение или блокирование информации. Утрата может быть полной или частичной безвозвратной или временной.
К утечке конфиденциальной документированной информации приводит ее разглашение или распространение то есть несанкционированное доведение ее до потребителей не имеющих права доступа к ней. Также к утечке могут привести потеря или хищение носителя конфиденциальной информации у его собственника.
Защита конфиденциальной документированной информации от утраты и утечки осуществляется в рамках конфиденциального делопроизводства.
Цель работы описать технологию работы с конфиденциальными документами.
Поставленная цель определяет следующие задачи
— изучить сущность и нормативно-правовую базу работы с конфиденциальными документами
— Рассмотреть отправку конфиденциальных документов
— проследить учет и исполнение конфиденциальных документов
— рассмотреть подготовку конфиденциальных документов к архивному хранению и уничтожение.
Конфиденциальное делопроизводство необходимо для защиты информации с ограниченным доступом так как утрата или утечка такой информации наносит ущерб ее собственнику.

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

1.1. Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов

Конфиденциальный документ – это надлежащим образом оформленный носитель документированной информации содержащий сведения ограниченного доступа или использования которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица.
Конфиденциальность отражает ограничение которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц т.е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.
Конфиденциальные документы включают в себя
в государственных структурах — документы проекты документов и сопутствующие материалы относимые к служебной информации ограниченного распространения называемые в чиновничьем обиходе документами для служебного пользования содержащие сведения отнесенные к служебной тайне имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати
в предпринимательских структурах и направлениях подобной деятельности — документы содержащие сведения которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой предпринимательской тайне тайне фирмы тайне мастерства
независимо от принадлежности — документы и базы данных фиксирующие любые персональные данные о гражданах содержащие профессиональную тайну обеспечивающую защиту личной или семейной тайны граждан а также содержащие технические и технологические новшества до их патентования предприятий связи сферы обслуживания и других структур.
Под персональными данными понимаются сведения о фактах событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина позволяющие идентифицировать его личность.
Называть конфиденциальные документы секретными или ставить на них гриф секретности не допускается.
Особенностью конфиденциального документа является то что он представляет собой одновременно
— массовый носитель ценной защищаемой информации
— основной источник накопления и объективного распространения этой информации а также ее неправомерного разглашения или утечки
— обязательный объект защиты.
Важно что собственная ценная информация предпринимателя подлежащая защите необязательно является конфиденциальной. Обычный правовой документ важно сохранить в целостности и сохранности обезопасив от похитителя или стихийного бедствия. Защите подлежит любая официальная документированная информация неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику владельцу пользователю и иному лицу.
Коммерческая ценность информации как правило недолговечна и определяется временем необходимым конкуренту для выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства опубликования и перехода в число общеизвестных. Степень ценности информации и необходимая надежность ее зашиты находятся в прямой зависимости.
В соответствии с этим конфиденциальность документов всегда имеет значительный paзбpoc по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала фирмы от нескольких часов до значительного числа лет. Следует учитывать что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например переписка до заключения контракта может иметь гриф конфиденциальности но после его подписания этот гриф с письменного разрешения первого руководителя фирмы снимается.
Оставшиеся конфиденциальными исполненные документы сохраняющие ценность для деятельности фирмы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации содержащейся в документах дела и специфики деятельности фирмы. Например производственные научно-исследовательские фирмы обладают значительно более ценными документами чем торговые посреднические и др.
Можно предположить что в среднем кратковременный период конфиденциальности составляет от одного года до трех лет долговременный — свыше этого срока. Документы относимые к производственной профессиональной тайне а также содержащие персональные сведения о гражданах могут сохранять конфиденциальность в течение длительного времени.
Документы долговременного периода конфиденциальности программы и планы развития бизнеса технологическая документация ноу-хау изобретения и др. имеют усложненный вариант обработки и хранения обеспечивающий безопасность информации и ее носителя. Документы кратковременного периода конфиденциальности имеющие оперативное значение для деятельности фирмы обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных контрольных и аналитических элементов.
Следовательно в основе безопасности информации ограниченного доступа лежит выработка критериев ценности этой информации документов для предпринимателя и отнесения их к категории конфиденциальных. Главными аспектами характеризующими конфиденциальные документы являются наличие их в различных по типу организационных структурах и объективная нестабильность продолжительности срока ограничения доступа к ним персонала.
Конфиденциальные документы как и открытые находятся в постоянном движении во времени и пространстве по множеству иерархических уровней управления что создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации. Поэтому в отношении документопотоков и документооборота конфиденциальных документов требуется осуществление определенных защитных мер.
Документооборот конфиденциальных документов как объект защиты представляет собой упорядоченную совокупность каналов объективного санкционированного распространения конфиденциальной информации документов в процессе управленческой и производственной деятельности потребителей этой информации.
При движении конфиденциальных документов по инстанциям и уровням управления увеличивается число источников информации обладающих ценными сведениями и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации ее разглашения персоналом утечки информации по техническим каналам исчезновения носителя этой информации.
Каналы утраты конфиденциальной информации имеются на всех стадиях и этапах документооборота. К ним относятся
кража хищение документа или отдельных его частей носителя чернового варианта или рабочих записей
несанкционированное копирование бумажных и электронных документов баз данных запоминание текстов документов
тайное или разрешенное ознакомление сотрудника организации с документом и сообщение информации злоумышленнику лично или по линиям связи прочтение текста документа по телефону разглашение информации с помощью мимики жестов условных сигналов
подмена документов носителей и их отдельных частей с целью фальсификации или сокрытия факта утери хищения
дистанционный просмотр документов и изображений дисплея ЭВМ с помощью технических средств визуальной разведки
ошибочные умышленные или случайные действия персонала организации при работе с документами нарушение разрешительной системы доступа правил обращения с документами технологии их обработки и хранения
случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных несанкционированная модификация и искажение текста реквизитов
считывание данных в чужих массивах информации за счет использования остаточной информации на средствах копирования и хранения информации
утечка информации по техническим каналам при обсуждении и диктовке текста документа работе с компьютером и средствами офисной техники
гибель документа в условиях экстремальной ситуации
непреднамеренные ошибки пользователей и сотрудников обслуживающих информационные системы
угрозы заряжения вычислительной и офисной техники вирусами.
В соответствии с приведенными каналами утраты конфиденциальной информации в каждой организации разрабатывается комплекс мероприятий по защите информации в документопотоках направленный на предотвращение или ослабление угроз утраты информации.
Главным мероприятием защиты конфиденциальной информации в организации от возможных опасностей является применение в делопроизводстве защищенного документооборота. Под защищенным документооборотом понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пункта приема обработки рассмотрения исполнения использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации так и самой информации.
Защищенность документопотоков в защищенном документообороте достигается за счет
одновременного использования разрешительных ограничительных и технологических приемов системы обработки и хранения документов
нанесения на чистый носитель конфиденциальной информации или документ в том числе сопроводительный грифа ограничения доступа к документу выделяющего его из общего потока документов
формирование автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов не соприкасающейся с системой обработки открытых документов
создания специальных подразделений ведущих делопроизводство конфиденциальных документов и перемещения данных документов между руководителями исполнителями и иным персоналом только через это подразделение.
Совокупность технологических стадий алгоритмы работы с входящими и исходящими документами сопровождающих потоки конфиденциальных документов несколько отличаются от аналогичной совокупности технологических стадий потоков открытых документов обусловленных мероприятиями защищенного документопотока.
1.2. Нормативно-методическая база конфиденциального делопроизводства
Отношения возникающие при создании накоплении обработке хранении и использовании документов содержащих конфиденциальную информацию регулируются соответствующими законодательными и подзаконными актами.
К числу базовых относится в первую очередь Конституция РФ. В ст.23 установлено право неприкосновенность личной жизни личной и семейной тайны тайны телефонных переговоров почтовых и иных сообщений. При этом ограничение этого права допускается только на основании судебного решения. Конституцией РФ не допускается сбор хранение использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия.
27 июля 2006 года Президент РФ В.В. Путин подписал два важнейших для сферы документационного обеспечения управления делопроизводства федеральных закона 149 — ФЗ Об информации информационных технологиях и о защите информации» и 152-ФЗ О персональных данных.
Основными также являются законы РФ О государственной тайне от 22 июля 2004 г. О коммерческой тайне от 29 июля 2004 он содержит в себе информацию составляющую коммерческую тайну режим коммерческой тайны разглашение информации составляющую коммерческую тайну Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера Об утверждении Перечня сведений отнесенных к государственной тайне Об утверждении Перечня сведении которые не могут составлять коммерческую тайну. Ряд подзаконных правовых нормативных актов регламентируют организацию защиты государственной тайны ведение секретного делопроизводства порядок допуска к государственной тайне должностных лиц и граждан РФ Об утверждении положения о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи и др.
Ряд вопросов связанных с защитой конфиденциальной информации регулируется Уголовно-процессуальным кодексом РФ в нем имеются положения касающиеся тайны переписки телефонных и иных переговоров почтовых отправлений телефонных и иных сообщений.
Нормы регулирования отношений возникающих при обращении конфиденциальной информации содержатся также в Гражданском кодексе РФ. При этом конфиденциальная информация относится в Гражданском кодексе РФ к нематериальным благам .
Критерии по которым сведения относятся к служебной и коммерческой тайне содержатся в ст.139 Гражданского кодекса РФ. Она гласит что информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае когда
1. Эта информация имеет действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам
2. К этой информации нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Кроме того определение конфиденциальности коммерческой информации содержится в ст.727 Гражданского кодекса РФ.
Весьма продвинутым в плане информационной безопасности является Уголовный кодекс РФ. Он содержит ряд положений относящихся к защите информации ограниченного доступа и ответственности за ее неправомерное использование.
Особым видом ответственности за нарушение коммерческой тайны является лишение соответствующей аттестации лицензии уполномоченным органом. Но привлечение к данному виду ответственности в целом не получило к настоящему времени широкое распространение.
Правовые нормы регулирующие использование конфиденциальной информации в судебных разбирательствах — эти нормы в частности установлены в Гражданско-процессуальном кодексе РФ.
Основные требования предъявляемые к порядку обращения с конфиденциальной информацией в государственных и коммерческих структурах содержатся также в ФЗ О противодействии легализации отмыванию доходов полученных преступным путем и финансированию терроризма.
Можно сказать что законодательные акты РФ не регламентируют в полной мере порядок учета хранения и использования документов содержащих конфиденциальную информацию.
Вместе с тем в некоторых законах содержатся отдельные положения определяющие общие принципы учета хранения и использования документов содержащих конфиденциальные сведения.
В целом же в нашей стране не имеется нормативного правового акта который устанавливал бы единый порядок учета хранения и использования документов содержащих конфиденциальную информацию. Это объясняется тем что понятие конфиденциальная информация включает в себя самые разные категории информации ограниченного доступа. По этой же причине крайне сложной и вряд ли целесообразной представляется разработка какого-либо единого нормативного документа регламентирующего работу с документами содержащими все виды конфиденциальной информации.
Как отмечают аналитики наша законодательная база явно не полна.
Подводя итог можно наметить следующие основные направления деятельности на законодательном уровне
1.Разработка новых законов с учетом интересов всех категорий субъектов информационных отношений
2.Обеспечение баланса созидательных и ограничительных в первую очередь преследующих цель наказать виновных законов
3.Интеграция в мировое правовое пространство
4.Учет современного состояния информационных технологий.
ГЛАВА 2. РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
2.1.Технология учета обработки и исполнения конфиденциальных документов
Во всех учетных документах журналах карточках не допускаются подчистки и исправления записей. Вносимые изменения заверяются сотрудником конфиденциального делопроизводства проставляется виза и дата.
Учет документов подразделяется на
1. поступившие
2. изданные
3. документы выделенного хранения.
Конфиденциальные документы могут печататься
1. с черновика на котором они составлены
2. с текста нанесенного на иной носитель
3. без использования того или другого.
Черновики регистрируются защищаются и хранятся.
Рабочие тетради и стенографические тетради. На обороте ставится штамп. На штампе в одном экземпляре пронумеровано Н листов. На следующей строке прописью число листов. На следующей — подпись должностного листа на следующей — дата.
На первом листе проставляется гриф конфиденциальности.
На каждом листе внизу справа пишется Конфиденциальная тайна и номер листа. Фамилия инициалы подразделение.
Бумажные носители учитываются в журналах или карточках
8 столбцов. Названия граф
1. учетный номер
2. дата регистрации когда была зарегестрирована в отделе конфиденциального делопроизводства
3. вид назначение исходящеевходящее спец блокнот рабочая тетрадь
4. количество листов
5. фамилия и инициалы пользователя
6. подпись за получение и дата получения
7. подпись сотрудника КД за сдачу и дата
8. отметка об уничтожении отправке взятии на учет выделенного хранения например уничтожены листы номер 2 4 приказ номер . От 16.09.2015г если отправлено — когда и куда номер исходящего и имя получателя отправлено на выделенное хранение дата и кто отправил.
На каждом листе в верхнем левом углу проставляется учетный номер относится к спецблокнотам и штамп на первой странице с указанием учетного номера и количества листов. Штамп следующего вида
• Первая строка учетный номер
• Вторая строка количество листов.
На рабочих тетрадях и стенографических тетрадях в верхнем левом углу проставляется количество листов и штамп.
Для небумажных носителей учитывается так же в журналах или карточках. Названия граф такие же как и у бумажных только четвертого пункта — тип и название накопителя и седьмой наименование информации на носителе документ бухгалтерская отчетность за третий квартал 2015 года. В графе 8 наименование адресата номер и дата сопроводительного письма.
Учет издаваемых документов.
Последовательность издания или подготовки конфиденциальных документов.
1. Подготовка и учет носителя для разработки проекта документа
2. составление проекта документа черновик
3. учет и печать проекта документа
4. уничтожение испорченных листов
5. проверка проекта документа его визирование и подписание утверждение
6. уничтожение черновиков лишних экземпляров
7. исправление документа
8. отправление документа в отдел защиты и обработки конфиденциального делопроизводства с помещением экземпляра в дело
9. перевод на выделенное хранение если невозможно подшить
10. исполнение документа и последующее помещение в дело
Проекты конфиденциальных документов можно создавать рукописным способом или с помощью ЭВМ. Печатание таких документов осуществляется в специально отведенных для этого помещениях. Используемые средства для печатанья должны быть защищены от перехвата то есть должны соответствовать требованиям безопасности
Если документ печатается с черновика на черновике должно быть написано сколько копий должно быть сделано. Например создаем один и после этого уничтожаем черновик.
При приеме черновика от исполнителя сотрудник отдела конфиденциального делопроизводства обязан
1. если создается черновик в спецблокноте просчитать количество листов черновика и изъять их из блокнота вшить в отдельное дело и т.д. чтобы в следующий раз когда возьмут спецблокнот чтобы не было там информации
2. при составлении черновика на отдельных листах просчитать количество его листов
3. при составлении черновика в рабочих тетрадях проверить соответствие наличия листов тетради указанному количеству.
Журнал учета изданных документов с грифом Коммерческая тайна.
16 столбов
1. учетный номер и гриф конфиденциальности
2. дата документа когда издано
3. вид заголовок документа
4. фамилия и инициалы исполнителя
5. учетный номер черновиков и количество листов
6. количество отпечатанных экземпляров
7. количество листов в каждом экземпляре экземпляр 1 — 12 листов и так далее
8. подпись за получение черновика отпечатанных документов и дата
9. отметка об уничтожении испорченных листов
10. отметка о получении и уничтожении черновика
11. подпись за возврат отпечатанного документа и дата
12. номера экземпляров количество в смысле
13. куда отправлен документ или сотруднику или в другую организацию
14. с каким документов за каким номером отправлен номер дата
15. местонахождение в каком деле находится его номер и номера листов
16. местонахождение номер по учету выделенного хранения.
Все входящие документы конфиденциального характера подлежат учету. Журнал хранится в течение календарного года.
При получении
1. нужно проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности соответствие адресата проставление номеров документов и наименование отправителя целостность упаковки если есть то проверить сохранность печати и прошивки
2. проверить в сопроводительном документе на пакете реестре соответствие адресата и отправителя номера документов номера экземпляров соответствие грифа конфиденциальности письма и реестра
3. расписаться в сопроводительном документе с проставлением даты и печати
Сопроводительный документ отправляется обратно отправителю после проставки на нем печати и росписи о получении конфиденциального письма.
Последовательность работы со входящими документами
1. получение пакета проверка и учет согласно выше упомянутым пунктам Если письмо не соответствует — возврат письма обратно адресату ошибочный адрес нарушена целостность пакета но учет все равно ведется
2. вскрытие пакета проверка и учет содержимого Составление акта о выявленных нарушениях если обнаруживаются нарушения не тот документ не тот гриф и так далее
3. изучить содержимое документа получение резолюции от руководителя
А далее либо отправляется на исполнение
Подготовка и отправление документа с помещением последнего экземпляра в дело имеется в виду ответ обычно с тем же грифом второй экземпляр остается у нас и подшивается. Далее снимается с контроля.
Или исполнение документа ознакомление с ним с последующим помещением в дело Перевод документа на выделенное хранение
Б либо взятие документа на контроль
Если стоит резолюция на контроль то проводится контроль исполнения
2.2. Отправка конфиденциальных документов
Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде.
Конверты пакеты должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницаемы то вложения обертываются светонепроницаемой бумагой. Направляемые одному адресату документы помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются гриф конфиденциальности соответствующий наивысшему грифу конфиденциальности документов подлежащих вложению в пакет ниже при необходимости пометка “Лично”. На пакете пишутся адрес и наименование предприятия-получателя под которым перечисляются учетные номера документов которые будут вложены в пакет если документ отправляется с сопроводительным письмом то на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений. При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия-отправителя. Для постоянных корреспондентов при большом объеме переписки целесообразно иметь пакеты с заранее воспроизведенными на них типографском способом адресами и наименованиями предприятий-получателей и отправителя. При необходимости на пакете в центре верхнего поля может проставляться пометка “Срочно”.
Перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным. При наличии сопроводительного письма проверяется кроме того соответствие названия учетного номера грифа конфиденциальности номера экземпляра количества листов приложения с просчетом записям в сопроводительном письме.
Со стороны клапана в пакет помещается прокладка.
Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крест-накрест через середину нитками или металлическими скрепками с захватом всех клапанов либо если вложения нельзя прокалывать через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета на узел прошивки накладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой но не расслаивающейся бумаги с оттиском каучуковой печати предприятия. Наклейка должна быть на 3-4 мм больше размера оттиска печати. Наклейка накладывается так чтобы захватывала все клапаны пакета в середине концы ниток не находились под наклейкой а узел прошивки был ею закрыт. При прошивке металлическими скрепками бумажная наклейка накладывается на загнутые концы скрепок. Наклейка сверху покрывается тонким слоем силикатного клея чтобы образовалась стекловидная прозрачная пленка. Размер пленки должен быть на 1-2 мм больше бумажной наклейки.
Пакеты с конфиденциальными документам могут доставляться через спецсвязь или почтовое отделение связи Министерства связи либо минуя их непосредственно адресату. Возможно отправление пакетов и фельдъегерской связью. Пересылка пакетов фельдъегерской и специальной связью осуществляется на договорной основе.
Через почтовое отделение связи пакеты пересылаются ценными или заказными отправлениями в соответствии с почтовыми правилами. При этом виде отправления гриф конфиденциальности может проставляться на пакете не в правом верхнем углу а рядом с номером документа аббревиатурой. Часть реквизитов на пакет допускается наносить маркировальной машиной.
При пересылке корреспонденции фельдъегерской или специальной связью составляется в необходимом количестве экземпляров реестр последний экземпляр которого остается на предприятии. Передача пакетов осуществляется в соответствии с правилами этих служб связи.
Доставка конфиденциальных пакетов на другие предприятия минуя органы связи может осуществляться с разрешения руководителя предприятия сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства либо другим работником предприятия допущенным к конфиденциальной информации на служебном транспорте. Пакеты передаются по реестру или взамен разовой расписки в которых кроме подписи о получении пакетов проставлена печать предприятия-получателя. Реестры и полученные расписки не должны иметь гриф конфиденциальности. Их валовая нумерация производится раздельно в течении года.
Об отправленных документах производятся соответствующие отметки в учетных формах в журнале учета изданных документов в графах 12-14 в журнале учета документов выделенного хранения в графах 8-10. При этом если документ отправлен без сопроводительного письма в графе 1 “Наименование номер и дата сопроводительного документа” пишется “реестр” “расписка” “квитанция” если с сопроводительным письмом — “сопроводительное письмо” с проставлением номеров и дат этих документов.
Если по каким-либо причинам отправлен документ или часть его зарегистрированный в журнале учета поступивших документов то отметка об отправлении проставляется в графе 14 Примечание журнала. В ней указываются количество отправленных листов куда они направлены наименование номер и дата сопроводительного документа например «3 листа отправлены в АООТ «Изумруд» по реестру 6 от 24.01.2016».
2.3. Защита документов содержащих коммерческую тайну
Основная цель защиты конфиденциальной информации в том числе КТ состоит в том чтобы как говорят профессионалы пред¬отвратить ее утечку или разглашение. Разглашение информации составляющей КТ— действие или бездействие в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия ее обладателя либо вопреки трудовому или гражданскоправовому договору.
В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов которые могут быть доверены предприятию другими лицами организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров клиентов.
Меры по охране конфиденциальности информации должны включать
определение перечня информации составляющей КТ
—ограничение доступа к информации составляющей КТ путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка
—учет лиц получивших доступ к информации составляющей КТ и или лиц которым такая информация была предоставлена или передана
—регулирование отношений по использованию информации составляющей КТ работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров
—нанесение на материальные носители документы содержащие информацию составляющую КТ грифа «Коммерческая тайна».
Комплекс мер по обеспечению защиты конфиденциальной информации включает
разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц допущенных к КТ
-ограничение доступа к носителям информации содержа-щим КТ
—ведение делопроизводства обеспечивающего выделение учет и сохранность документов содержащих КТ
—использование организационных технических и иных средств защиты КТ
—осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.
Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению КТ.
Допуск работника к КТ предусматривает
—ознакомление работника с законодательством РФ о КТ предусматривающим ответственность за нарушение режима КТ
—принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима КТ
—ознакомление работника с перечнем сведений составляющих КТ предприятия к которым работник будет иметь доступ
—установление размера оплаты труда работника с учетом компенсации за взятые им на себя обязательства по соблюдению режима хранения КТ размер такой компенсации устанавливается путем соглашения между работником и предприятием
—создание работнику необходимых условий для соблюдения установленного работодателем режима хранения КТ.
Все сотрудники предприятия должны при поступлении на работу подписать трудовой договор илиобязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника
—не разглашать сведения составляющие КТ которые будут ему доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей в том числе в течение двух лет после его увольнения если иной срок не определен трудовым договором
—соблюдать доведенные до его сведения требования по за¬щите КТ
—не использовать сведения составляющие КТ без согласия ее владельца
—не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.
Приложение
к приказу директора ЗАО «ВИАЛ»
от 00.00.2004 ____
ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ
составляющих коммерческую тайну
ЗАО «ВИАЛ»
Размер кредитов которые взяла или собирается взять фирма.
Объем производства продукции в месяц квартал год.
Наименования фирм-контрагентов.
Размер прибыли получаемой за месяц квартал год.
Распределение прибыли.
Цели задачи и тактика переговоров с деловыми партнерами.
Условия коммерческих контрактов платежей услуг.
Степень заинтересованности в приобретении товаров или услуг.
Заработная плата сотрудников предприятия.
Характер репутация и другие данные о персонале предприятия.
Регионы сбыта продукции.
Направления маркетинговых исследований предприятия.
Директор Подпись В. И. Завьялов
М. П.
Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее пяти лет после его увольнения.
Для ограничения доступа к информации содержащей конфиденциальные сведения руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений содержащих коммерческую тайну предприятия» мер по охране этих сведений установлению круга лиц имеющих доступ к этой информации и правил работы с документами имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.
В случае необходимости этот перечень может быть дополнен и также заверен подписью руководителя с проставлением новой даты.
Если сведения из «Перечня.» переносятся в документы то документы становятся конфиденциальными и от того как будет организована работа с ними зависит успешная деятельность предприятия.
2.4. Организация работы с документами содержащими конфиденциальные сведения
Работники предприятия допущенные к конфиденциальным сведениям и документам прежде чем получить доступ к ним должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении КТ предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.
Ведение делопроизводства обеспечивающего учет и сохранность документов содержащих КТ предусматривает выполнение ряда рекомендаций.
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо лица ответственное за учет хранение и использование документов содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник для которого работа с документами помеченными грифом «КТ» является основной служебной обязанностью или секретарь-референт предприятия. Эти лица несут персональную ответ¬ственность за утерю документов или утечку информации.
Все документы содержащие КТ или конфиденциальную информацию подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра обладателя этой информации для юридических лиц — полное наименование и место нахождения для индивидуальных предпринимателей — фамилию имя отчество гражданина являющегося индивидуальным предпринимателем и место жительства. Например
Коммерческая тайна
Экз. 1
Закрытое акционерное общество
«Парфюм-интер»
Ул. Ордынка 36
Москва 127450
Такие грифы показывают что право собственности на информацию содержащуюся в документе принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
При передаче документов содержащих КТ в органы государ¬ственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке.
В тексте документа также могут быть оговорены конфиденциальность сведений права предприятия на них порядок их использования и т. п. Например если КТ является результатом совместной деятельности с другим предприятием то необходимость ее сохранения должна быть отражена в договоре. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается что автор и лица подписавшие или утвердившие документ пред¬усмотрели все возможные последствия от свободной без ограничения доступа работы с документом.
На документе с грифом «КТ» указываются количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнителе». Например
Составлен в 2 экз.
экз. 1 — в адрес
экз. 2 — в дело 1-7.
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре который подшивается в дело.
На обороте листа документа имеющего гриф «КТ» руководитель пишет фамилии тех должностных лиц которым разрешено пользоваться этим документом. Например
Разрешаю
1. Е. М. Лаврову
2. А. Л. Казакову
Подпись руководителя
Дата
Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно в специально отведенном помещении на рабочем месте исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу ответственному за их учет. Черновики электронные файлы варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа «Черновик или файл уничтожен. Подпись. Дата».
Все документы содержащие конфиденциальную информацию должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом КТ”». При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих исходящих и внутренних документов предприятия содержащих гриф «КТ». [ПРИЛОЖЕНИЕ 1]. Все листы журналов учитывающих такие документы нумеруются прошиваются и опечатываются. В конце журнала на заверительном листе указывается общее количество листов цифрами и прописью.
Все поступающие входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяются целостность упаковки корреспонденции количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах пакетах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах один из которых направляется отправителю.
Документы имеющие гриф «КТ» формируются в отдельное дело или дела. На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки пишется список сотрудников имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начало дела подшивается внутренняя опись документов содержащихся в нем в конец — заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе который опечатывается должностным лицом ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.
Движение выдача и возврат документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом КТ”». [ПРИЛОЖЕНИЕ 2]
Работник получивший от секретаря-референта документ с грифом «КТ» должен сверить номер документа с номером в журнале проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.
Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руковод¬ства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока необходимого для выполнения работы с ними при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя наличие сейфа кодового замка и т. д..
При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет номер документа по журналу проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа. Передача документов и дел другим работникам предприятия производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.
Запрещается изъятие из дел документов с грифом «КТ» или перемещение их из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом КТ”».
Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования подписания и т. п. с принятием необходимых мер предосторожности.
На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном для этого помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет отмечаются в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом КТ”». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограниченным причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностных лиц ответственных за документы. Все бракованные копии документов забираются ими и подлежат немедленному уничтожению.
При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия
—запрещается делать выписки из документов имеющих гриф ограничения доступа без письменного разрешения руководителя
—запрещается знакомиться с документами делами инфор¬мацией содержащейся в компьютере другим работникам пред¬приятия
—запрещается использовать информацию из документов имеющих гриф ограничения доступа в открытых докладах сообщениях переписке рекламных изданиях
—запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их компьютерах
—запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией.
Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны применяются условные кодовые заголовки дел или составляется отдельная номенклатура только на эти дела.
По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы
—проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»
—отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения
—отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.
Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью например по окончании каждого полугодия.
В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставятся в известность руководитель предприятия служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.
Если розыск не принес положительных результатов на утерянные документы составляется акт в «Журнал регистрации документов с грифом КТ”» вносятся соответствующие отметки об утрате.
При увольнении сотрудника ответственного за документы с гри¬фом «КТ» производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.
При прекращении трудовых отношений с предприятием на котором сотрудник был допущен к КТ обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет если иной срок не был установлен трудовым договором.
При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках в помещениях исключающих несанкционированный доступ к ним.
На документы с грифом «КТ» отобранные к уничтожению составляется акт утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.
Руководитель предприятия по согласованию со службой без¬опасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению например ограничение круга должностных лиц имеющих доступ к конфиденциальным сведениям использование технических средств для обеспечения сохранности документов.
2.5. Уничтожение документов
Документ содержащий сведения конфиденциального характера попавший в руки конкурентов может нанести огромный ущерб фирме. Определенные виды информации — например финансовая ноу-хау данные о персонале или договорах — нуждаются в особой защите. Причиной утечки информации могут стать копии и черновики документов выброшенные в корзину для бумаг небрежно разбросанные на рабочих столах и даже неправильно утилизированные документы предназначенные для уничтожения. Поэтому так важно уничтожать документацию без возможности ее восстановления.
Для этой цели используются специальные устройства — уничтожители или шредеры от англ. to shred — резать рвать.
Основными характеристиками шредеров являются
—способ резки
—производительность
—ширина приемной части
—уровень шума.
По способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа с параллельной резкой — на полосы различной ширины с перекрестной продольно-поперечной резкой — на более мелкие фрагменты.
Шредер выбирается в зависимости от уровня секретности используемых на предприятии документов чем выше степень измельчения уничтожаемого документа тем сложнее его восстановить.
В соответствии с европейским стандартом уничтожения служебных документов DIN 32757 различают пять степеней секретности которые указаны в приложении. [ПРИЛОЖЕНИЕ 3]
Уничтожители подразделяются на следующие группы персональные для небольших офисов и индивидуальных рабочих мест офисные для отделов малых и больших офисов архивные для уничтожения больших объемов документов.
Наиболее оптимальным выбором для средних и больших организаций являются офисные уничтожители IDEAL Германия моделей 2502СС 260IMC 3102CC и 4006СС. Они просты в управлении надежны и долговечны имеют малошумный двигатель режущий механизм устойчивый к скрепкам и предназначены для уничтожения документов четвертой и пятой степени секретности.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
16. Интеллектуальная собственность и авторское право В.Я. Ищейнов Секретарское дело. — 2015. — 3. — С.50 — 52.
17. Кузнецова Т.В. Проектирование рациональной организации делопроизводства Т.В. Кузнецова Делопроизводство. — 2015. — 1. — С.58 — 67.
18. Малюк А.А. Информационная безопасность концептуальные и методологические основы защиты информации А.А. Малюк и др. — М. Горячая линия — Телеком 2014. — 280 с.
19. Основополагающие принципы защиты и обработки конфиденциальных документов Е.А. Степанов Делопроизводство. — 2010. — 2. — С.31 — 34.
20. Основы информационной безопасности курс лекций В.А. Галатенко. — М. ИНТУИТ. РУ Интернет — Университет Информационных Технологий 2013. — 280 с.
21. Организация работы с документами Под ред.В.А. Кудряева. — 2-е изд. перераб. и доп. — М. ИНФРА-М 2013. — 593 с.
22. Организация работы с документами составляющими коммерческую тайну ЗАО КБ Ураллига Н.А. Лосева Секретарское дело — 2015. — 8. — С.25.
23. Федосеев В.Н. Управление персоналом организации учеб.пособие В.Н. Федосеев С.Н. Капустин. — М. Экзамен 2014. — 366 с.
24. Шиверский А.А. Защита информации проблемы теории и практики А.А. Шиверский. — М. Юрист 2003. — 112 с.
25. Чуковенков А.Ю. Терминология в области делопроизводства А.Ю. Чуковенков Секретарь. Референт. — 2012. — 1. — С.29 — 34.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1