Содержание
Введение
Глава 1 Квалификация КД в архивах
Глава 2 Существующие технологии хранения и использования КД в архивах
Глава 3 Предложения по совершенствованию существующих технологий
Заключение
Список источников и литературы

Advertisement
Бесплатно

Узнайте стоимость учебной работы онлайн

Информация о работе

Ваши данные

_________________________________________________________________

Работа № 4294. Это ОЗНАКОМИТЕЛЬНАЯ ВЕРСИЯ работы.

Цена оригинала 1000 рублей. Оформлен в программе Microsoft Word.

Оплата. Контакты

_________________________________________________________________

Введение
Данная тема является актуальной поскольку проблемы защиты информации стали более сложными и значимыми в связи с переходом жизненного цикла документированной информации на безбумажную электронную основу с одновременным применением как бумажных технологий делопроизводства и документооборота так и электронных с использованием информационных систем. Кроме этого необходимо дальнейшее улучшение действующего законодательство и нормативно правовой базы.
Сегодня архивы трансформируются. Эта метафорам означает что сегодня архив должен быть современным инновационным безопасным отрытым и социально интегрированным для общества.
Цель данной работы заключается в разработке предложений и рекомендаций по совершенствованию технологий хранения и использования конфиденциальных документов в архивах
Задачи работы
1. Рассмотреть и проанализировать виды конфиденциальных документов КД находящихся в архивах
2. Провести классификацию конфиденциальных документов далее КД архивов.
3. Проанализировать существующих технологии хранения и использования КД по видам документов в архивах.
4. Определить недостатки существующих технологий хранения и использования и определить систему требований к ним.
5. Разработать предложения и рекомендации по совершенствованию технологий хранения и использования КД в архивах.
В качестве источников использовались федеральные законы постановления Правительства РФ и ГОСТы и приказы различных ведомств в частности Федеральный закон
При подготовке работы использовалась также научная литература в частотности Конфиденциальное делопроизводство А.И. Алексенцева Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации А.В Некраха и Г.А Шевцова и другие.
Так же были использованы тематические сайты форумы сайты компаний из Сети Интернет.
Работа состоит из трех глав введения и заключения.
Первая глава включает в себя теоритический материал о предметах исследования. Представлен анализ и классификация конфиденциальных документов в архивов.
Вторая глава посвящена существующим технологиям хранения и использовании КД.
В третьей главе содержатся предложения по совершенствованию технологий. По хранению и использованию конфиденциальных документов.
Предмет исследования конфиденциальные документы в архивах
Объект исследования – технологии хранения и использования конфиденциальных документов в архивах.

Глава 1 Типы и виды конфиденциальных документов.

1.1. Классификация конфиденциальных документов.

Федеральный закон «Об информации информационных технологиях и о защите информации» предусматривает установление для определенной информации ограничения на ее предоставление или распространение. Такую информацию информацию ограниченного доступа составляет информация отнесенная к государственной тай¬не а также конфиденциальная информация ограничение на доступ к которой устанавливается федеральными законами.
Документированная информация ограниченного до¬ступа в свою очередь по условиям ее правового режима подразделяется на информацию отнесенную к государ¬ственной тайне и конфиденциальную.
Понятие государственной тайны и связанные с ней степени секретности сведений и грифы секретности но¬сителей этой информации в соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» распространяют¬ся на конкретный перечень сведений в области военной внешнеполитической экономической разведывательной контрразведывательной и оперативнорозыскной деятель¬ности распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Ко всем остальным сведениям эти понятия неприменимы.
Под конфиденциальной информацией понимается документированная информация доступ к которой огра¬ничивается в соответствии с федеральными законами Российской Федерации. Указом Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений конфи¬денциального характера» определены следующие виды сведений конфиденциального характера
1. Сведения о фактах событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина позволяющих иденти¬фицировать его личность персональные данные.
2. Сведения составляющие тайну следствия и судопроизводства.
3. Служебные сведения доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами служебная тайна.
4. Сведения связанные с профессиональной деятель¬ностью доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федераль¬ными законами врачебная нотариальная адвокат¬ская тайна тайна переписки телефонных перегово¬ров почтовых отправлений телеграфных или иных сообщений и т. д..
5. Сведения связанные с коммерческой деятельностью доступ к которым ограничен в соответствии с Граж¬данским кодексом Российской Федерации и феде¬ральными законами коммерческая тайна.
6. Сведения о сущности изобретения полезной мо¬дели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Такое распределение сведений безусловно носит об¬щий характер и требует уточнения как в методологиче¬ском так и правовом аспектах.
Рассмотрим подробнее наиболее распространенные и близкие по смыслу понятия коммерческой и служебной тайны.
С принятием Федерального закона «О коммерческой тайне» понятие коммерческой тайны получило самостоятельное законодательное закрепление.
Коммерческая тайна прямым образом связана с коммерческой деятельностью и является одним из главных факторов для ее существования. В современном понимании коммерческая деятельность не привязана к какойлибо одной сфере она охватывает сразу множество отраслей промышленную торговую финансовую научноисследовательскую и другие виды предпринимательской деятельности.
В соответствии с законом “О коммерческой тайне” коммерческая тайна — кон¬фиденциальность информации позволяющая ее облада¬телю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы избежать неоправданных расходов со¬хранить положение на рынке товаров работ услуг или по¬лучить иную коммерческую выгоду.
В тоже время под информацией составляющей коммерческую тайну понимается научнотехническая техно¬логическая производственная финансовоэкономическая или иная информация в том числе составляющая секреты производства [ноухау] которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу не¬известности ее третьим лицам к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерче¬ской тайны.
Под режимом коммерческой тайны понимаются пра¬вовые организационные технические и иные меры принимаемые обладателем информации составляющей ком¬мерческую тайну по охране ее конфиденциальности.
Что касается толкования термина служебной тайны то кроме определения данного в упомянутом перечне све¬дений конфиденциального характера к служебной инфор¬мации ограниченного распространения в соответствии с «Положением о порядке обращения со служебной инфор¬мацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» отно¬сится несекретная информация касающаяся деятельности государственных организаций ограничения на распростра¬нение которой диктуются служебной необходимостью.
В соответствии с основными понятиями использу¬емыми в Федеральном законе «О коммерческой тайне» разглашение информации составляющей коммерческую тайну это действие или бездействие в результате кото¬рых информация составляющая коммерческую тайну в любой возможной форме устной письменной иной фор¬ме в том числе с использованием технических средств становится известной третьим лицам без согласия обла¬дателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданскому договору.
Иными словами разглашение — это неправомерный как умышленный так и неумышленный т. е. неразре¬шенный выход такой информации за пределы защищае¬мой зоны ее функционирования или установленного кру¬га лиц если этот выход привел к получению информации лицами не имеющими к ней санкционированного досту¬па независимо от того работают или не работают такие лица в данной организации на предприятии.
«Утрата» и «разглашение» конфиденциальной доку¬ментированной информации — понятия собирательные. Они проявляются в различных формах негативного воз¬действия на информацию к которым относятся
хищение носителя информации или отображенной в нем информации кража
потеря носителя информации утеря
несанкционированное уничтожение носителя ин¬формации или записанной в нем информации раз¬рушение
искажение информации несанкционированное изменение или модификация подделка фальси¬фикация
блокирование информации невозможность рабо¬тать с ней
утечка информации распространение раскрытие.
В качестве пояснения необходимо отметить что тер¬мин «разрушение» употребляется главным образом при¬менительно к информации на магнитных носителях.
Блокирование информации в данном контексте озна¬чает блокирование доступа к ней правомочных пользова¬телей а не злоумышленников.
К утрате документированной информации приво¬дят хищение и потеря носителей информации несанк¬ционированное уничтожение носителей информации или только записанной на них информации искажение и блокирование информации. Утрата может быть полной или частичной безвозвратной или временной но в любом случае она наносит ущерб собственнику информации.
Та или иная форма искажения документированной информации может реализоваться в результате предна¬меренного или случайного воздействия различными спо¬собами на носитель информации или на саму информа¬цию. Источниками таких воздействий могут быть люди технические средства хранения обработки и передачи информации средства связи техногенные явления и др. Своевременно обнаружить такое искажение и его причи¬ну иногда достаточно сложно.
Кроме того одним из способов отрицательного воздействия на информа¬цию являются ее неправомерное несанкционированное неучтенное копирование записывание передача съем а также заражение программ обработки информации ком¬пьютерными вирусами нарушение технологии обработ¬ки и хранения информации вывод выход из строя или нарушение режима работы технических средств обработ¬ки и передачи информации физическое воздействие на носители информации и др.
Разглашение может произойти в результате потери или хищения носителя конфиденциальной документиро¬ванной информации а также хищения записанной на нем информации при сохранности носителя. Потерянный но¬ситель не обязательно предполагает разглашение конфи¬денциальной информации а хищение конфиденциальной документированной информации также не всегда связано с получением ее лицами не имеющими к ней доступа.
Но в любом случае утрата в виде потери или хищения конфиденциальной информации если и не приводит к ее разглашению то всегда создает угрозу такого разглаше¬ния. Сложность состоит в том что зачастую невозможно определить сам факт разглашения хищения конфиден¬циальной информации при сохранности носителя инфор¬мации.
Необходимо уделять одинаковое внимание предот¬вращению как утраты защищаемой документированной информации так и ее разглашения поскольку ущерб соб¬ственнику информации грозит в любом случае.
Защита конфиденциальной документированной ин¬формации от утраты и разглашения осуществляется в определенной мере в рамках самой организации конфи¬денциального делопроизводства. Однако защитные ме¬роприятия охватывают и другие объекты так или иначе связанные с защищаемыми документами помещения технические средства обработки и передачи информа¬ции и др..
Порядок обращения с конфиденциальной информа¬цией в отличие от порядка обращения с государственной тайной не имеет строгого нормативного закрепления хотя сам такой порядок режим является необходим условием ее защиты.
В общем случае для организации работы по охране конфиденциальной информации необходим комплекс мер включающих
определение и периодическое уточнение конкретного перечня информации относящейся к конфиденциальной
введение определенною внутри объектового и дру¬гих видов режима обеспечивающего защиту ин¬формации относящейся к конфиденциальной
применение средств и методов технической защиты информации относящейся к конфиденциальной
соответствующее оформление материальных но¬сителей информации относящейся к конфиденци¬альной нанесение грифа и идентификационных реквизитов.
Каждая из этих мер имеет ряд конкретных организа¬ционных управленческих ограничительных аспектов таких как
наличие в руководящих документах организации предприятия договорах заключаемых с работ¬никами в должностных инструкциях положений и обязательств по защите конфиденциальной ин¬формации
формирование и регламентация деятельности струк¬турного подразделения должностных лиц организа¬ции предприятия по работе с конфиденциальной информацией обеспечение этого подразделения нормативнометодическими документами по организации и технологии защиты информации
построение технологии документирования — со¬ставления оформления изготовления и издания конфиденциальных документов
построение технологии обработки и хранения кон¬фиденциальных документов
оборудование и аттестация помещений и рабочих зон выделенных для осуществления конфиденци¬альной деятельности их техническое и технологи¬ческое оснащение средствами защиты информа¬ции и охраны
регламентация пропускного режима на территории в здания и помещения организации предприятия регламентация системы охраны территории зда¬ния помещений и оборудования.
Таким образом мы приходим к выводу что защита конфиденциальной информации требует целого комплекса различных мер. Это очень трудоёмкий и ответственный процесс.
1.2 Перечни конфиденциальной информации и документов
Одним из первоочередных и обязательных моментов организации при обращении с конфиденциальными документами является определение перечня информации составляю¬щей коммерческую или служебную тайну. Только опреде¬лившись с тем к какой информации надлежит ограничить доступ можно выстраивать регламентировать порядок ее обращения и защиты.
Особо отметим что необходимо иметь не только пере¬чень информации относящейся к конфиденциальной но и обоснование что эта информация действительно подпа¬дает под определение коммерческой или служебной тай¬ны иначе перечень может быть признан неправомерным в судебном порядке.
Рассмотрим технологию разработки такого перечня на примере сведений составляющих коммерческую тай¬ну. Этот перечень разрабатывается самой организацией предприятиям — обладателем информации поскольку состав и объем сведений составляющих коммерческую тайну определяется собственником информации. Никто другой не может указывать какие сведения относить или не относить к коммерческой тайне за исключением све¬дений которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне по закону.
Разработкой перечня информации составляющего коммерческую тайну должна заниматься экспертная ко¬миссия совместно со службой безопасности.
На первом этане работы на основе анализа задач функ¬ций и направлений деятельности организации предприя¬тия необходимо установить весь состав циркулирующей информации отображенной на любом носителе любым способом и в любом виде. Кроме того с учетом перспек¬тив развития взаимоотношений с партнерами определить характер дополнительной информации которая может возникнуть в дальнейшей деятельности. Эта информация классифицируется по тематическому признаку.
На втором этапе определяется какая из установлен¬ной информации должна быть конфиденциальной и отне¬сена к коммерческой тайне.
Базовым критерием при этом является возможность получения преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам. Этот критерий име¬ет две составляющие неизвестность информации третьим лицам и получение преимуществ в силу этой неизвестности. Данные составляющие взаимосвязаны и взаимообусловлены поскольку с одной стороны неизвестность информа¬ции третьим лицам сама по себе ничего не значит если не обеспечивает преимуществ с другой — преимущества мож¬но получил только за счет такой неизвестности. Конфиден¬циальность является правовой формой и одновременно ин¬струментом обеспечения неизвестности информации.
Названный критерий является объективным показате¬лем возможности отнесения информации к коммерческой тайне придания информации статуса конфиденциальной. Но это не означает что при его наличии информация во всех случаях может быть отнесена к коммерческой тайне. Законодательством введены два ограничения на отнесение информации к коммерческой тайне.
Первое ограничение состоит в том что к коммерче¬ской тайне не может быть отнесена информация состав¬ляющая государственную тайну.
Второе ограничение заключается в том что к ком¬мерческой тайне нельзя относить информацию которая должна быть общедоступной в целях предупреждения со¬крытия правонарушений и предотвращения нанесения ущерба законным интересам государства физических или юридических лиц. Перечни такой информации со¬держатся в законах «Об информации информационных технологиях и о защите информации» и «О коммерческой тайне». Эти перечни в значительной мере дублируют друг друга но имеют различную правовую основу и обяза¬тельны к исполнению.
Запрещение относить к коммерческой тайне ту или иную информацию не означает что всю ее может получить любое юридическое или физическое лицо. Часть ее затрагивающая законные интересы этих лиц безусловно должна им предоставляться а часть лишь соответству¬ющим органам власти наделенным правом контроля такой информации.
Есть и третье ограничение диктуемое здравым смыс¬лом. Оно состоит в том что при отнесении информации к коммерческой тайне необходимо учитывать затраты на ее защиту. Если эти затраты превышают ущерб от ее воз¬можного разглашения то придание информации статуса конфиденциальной теряет смысл.
Следует иметь в виду что в перечень сведений состав¬ляющих коммерческую тайну может включаться не только информация создаваемая в данной организации на пред¬приятии но и информация полученная без использования неправомерных средств при проведении исследований по собственной инициативе в результате систематических на¬блюдений и сбора сведений. Такая информация считается полученной правомерно и самостоятельно независимо от того что ее содержание может совпадать с содержанием коммерческой тайны другого юридического или физическо¬го лица. Кроме того правомерно полученной считается кон¬фиденциальная информация полученная от ее обладателя на основании договора или в результате правопреемства. Организация предприятие правомерно и самостоятельно получившая информацию одновременно являющуюся ком¬мерческой тайной другого юридического или физического лица становится обладателем этой коммерческой тайны со всеми предусмотренными законодательством правами.
После установления состава конфиденциальной ин¬формации может определяться и дополнительное ограничение доступа к ней. Действительно довольно часто бывает необходимо выделить наиболее значимую информацию. Чем больше предполагаемый ущерб от ее разглашения тем ограниченнее должен быть круг лиц к неё допущенных допущенных.
Дополнительное ограничение доступа Целесообразно указывать для конкретного документа например введени¬ем. при его адресовании дополнительной надписи «Толь¬ко». Порядок использования этого ограничения перечень должностных лиц имеющих право его устанавливать а также указание о запрещении дальнейшего расширительного адресования документа с такой надписью следует из¬ложить в положении регламентирующем общую систему доступа.
Следующий этап — определение конкретных сроков конфиденциальности информации либо обстоятельств и со¬бытий при наступлении которых конфиденциальность сни¬мается. Продолжительность конфиденциальности информа¬ции должна соответствовать срокам действия условий необ¬ходимых и достаточных для признания данной информации конфиденциальной в соответствии с законодательством.
Результаты работы оформляются документально — перечнем информации составляющей коммерческую тайну который может иметь следующую форму.
Перечень информации составляющей коммерческую тайну
При значительном объеме конфиденциальных сведе¬ний они классифицируются в перечне по разделам соот¬ветствующим сферам деятельности.
Перечень рассматривается экспертной комиссией с оформлением соответствующего протокола подписыва¬ется ее председателем или на основании протокола — на¬чальником службы безопасности заместителем руководи¬теля по безопасности и утверждается вводится в действие приказом или распоряжением руководителя организации предприятия.
В приказе должны быть определены мероприятия по обеспечению функционирования перечня и контро¬лю его выполнения. С приказом и перечнем необходимо ознакомить под роспись всех сотрудников работающих с конфиденциальной информацией. Копии перечня или выписки из него должны быть направлены конфидентам данной коммерческой тайны. Ими являются физические или юридические лица которым в силу служебного по¬ложения договора либо на ином законном основании из¬вестна коммерческая тайна ее обладателя.
Дополнения и изменения состава включенных в пере¬чень сведений осуществляются таким же порядком. При су¬щественном изменении состава сведений перечень должен составляться заново. Об изменениях в составе коммерче¬ской тайны обладатель информации обязан в письменной форме известить конфидентов данной информации.
Что касается состава информации являющейся слу¬жебной тайной то в «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распростра¬нения» сказано что руководитель федерального органа исполнительной власти в пределах своей компетенции определяет категории должностных лиц уполномоченных относить служебную информацию к разряду ценного распространения а эти лица несут персональную ответственность за обоснованность такого отнесения.
На практике используются обычно два варианта определения состава такой информации. В первом варианте федеральные органы исполнительной власти разрабаты¬вают единые для отрасли перечни сведений ограниченного распространения и направляют их на подведомствен¬ные предприятия в учреждения и организации. Во втором варианте полномочия по разработке перечней передают¬ся руководителям подведомственных организаций пред¬приятий и перечни разрабатываются применительно к каждой конкретной организации производству. Иногда используется и третий комбинированный вариант при котором перечни по укрупненной тематике разрабаты¬вают вышестоящие органы а на основе этих перечней — подведомственные организации предприятия.
Технология разработки перечня информации со¬ставляющей служебную тайну и его форма — аналогич¬ны рассмотренным для информации составляющей ком¬мерческую тайну.
Служебная тайна может быть в любой области дея¬тельности органа власти или предприятия однако в упо¬мянутом положении также определен состав сведений которые не могут быть отнесены к служебной информа¬ции ограниченного распространения.
Информация составляющая служебную тайну по сте¬пеням конфиденциальности также не подразделяется. По¬этому дополнительные ограничения в доступе к докумен¬там содержащим служебную тайну могут быть установле¬ны тем же порядком что и для коммерческой тайны.
Перечни информации составляющей коммерческую или служебную тайну раскрывают тематическое содержа¬ние включенных в них сведений. Но эти сведения как уже от¬мечалось фиксируются на различных носителях и могут быть как документированными так и недокументированными.
Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциального делопроизводства поскольку от количества состава и правильности оформления документов зависят качество и эффективность управленческой и производственной деятельности достоверность и юридическая сила документов трудоемкость их обработки. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите.
Как уже отмечалось одной из особенностей конфиден¬циального делопроизводства является регламентирование состава издаваемых документов. Обусловлено это тем что документ является потенциальным источником разглаше¬ния содержащейся в нем информации. Поэтому конфиден¬циальные документы должны издаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении управленческих производственных и иных действий. При этом решение задач конфиденциальной деятельности долж¬но обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации.
Установление состава издаваемых конфиденциаль¬ных документов направлено не только на предотвращение необоснованного их издания но и на исключение избы¬точной конфиденциальной информации в них определе¬ние количества их экземпляров адресатов которым они должны направляться т. к. не вызванная действительной необходимостью рассылка конфиденциальных докумен¬тов также может привести к разглашению информации. На стадии определения состава издаваемых документов решается вопрос и о придании им необходимой юриди¬ческой силы путем установления должностных лиц ко¬торые должны согласовывать подписывать и утверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламентация состава издаваемых конфиденциальных документов пре¬следует цель не только исключения необоснованного но и неконтролируемого их издания.
Состав документированной конфиденциальной ин¬формации зависит от функций организации предприя¬тия характера ее деятельности взаимосвязей с другими юридическими и физическими лицами порядка разреше¬ния вопросов. Такой состав закрепляется перечнем изда¬ваемых конфиденциальных документов.
Но эти перечни должны разрабатываться на основе и в рамках перечней информации составляющей коммер¬ческую или служебную тайну. Вызвано это тем что конфиденциальные сведения могут быть зафиксированы как в документах так и на других носителях памяти человека базе данных ЭВМ выпускаемой продукции технологиче¬ских процессах физических полях и др. Поэтому только после определения состава всех конфиденциальных све¬дений можно установить те из них которые должны до¬кументироваться.
Определение состава документируемой информации должно увязываться с решением конкретных задач. В за¬висимости от назначения документируемой информации определяются конкретные виды документов в которых эта информация должна быть зафиксирована.
В процессе определения необходимых конфиденци¬альных документов следует проводить работу по сокра¬щению их количества за счет разработки интегрирован¬ных документов в которые можно включить показатели нескольких документов в том числе путем замены разо¬вых первичных документов накопительными. Однако объединение документов должно осуществляться с та¬ким расчетом чтобы в итоге не создавалась возможность необоснованного ознакомления со всем документом лиц имеющих доступ только к части содержания показате¬лей документа.
Виды конфиденциальных документов необходимо уста¬навливать с учетом оптимального объема содержащейся в них информации исключающего избыточные или дублиру¬ющие сведения поскольку ознакомление с избыточной ин¬формацией может нанести ущерб ее собственнику.
Необходимо отметить что разработка конкретного перечня издаваемых документов целесообразна только для тех из них которые носят периодический и постоянный ха¬рактер приказы отчеты технические условия и т. д.. Для разовых документов появляющихся в деятельности орга¬низации предприятия или при незначительном объеме издаваемых документов такой перечень не имеет смысла и может не составляться решение о конфиденциальности конкретного документа принимается на основании переч¬ня информации конфиденциального характера.
После установления состава постоянно разрабатыва¬емых типовых документов определяется круг лиц име¬ющих право составлять согласовывать и подписывать утверждать тот или иной вид документа а также адреса¬ты которым данный документ должен направляться.
Перечень издаваемых конфиденциальных докумен¬тов может иметь следующую форму.
Перечень издаваемых конфиденциальных документов
наименование организации
Порядковый номер Наименование документа Основание для конфиден¬циальности Срок
конфиденциальности Подразделения или должностные лица ответствен¬ные за подготовку Подразделения или должностные лица согласую¬щие документ Должностные лица утверждающие подписы¬вающие документ Колво экземпляров Адресаты
В качестве пояснения необходимо отметить что в гра¬фе 3 дается ссылка на соответствующий пункт перечня информации составляющей коммерческую или служеб¬ную тайну. Графа 4 также должна увязываться с этим пе¬речнем.
При направлении документов различным организа¬циям предприятиям как правило применяется раздель¬ное адресование т. е. на каждом экземпляре докумен¬та проставляется лишь адресат которому направляется данный экземпляр. В этом случае при адресовании могут указываться обобщенные наименования а рассылка осу¬ществляться по отдельному расчету.
Кроме того данный перечень может быть дополнен графой 10 указывающей периодичность издания доку¬ментов отчетов актов и др..
Перечень издаваемых документов готовится секре¬тариатом или соответствующим подразделением службы безопасности рассматривается и оформляется протоко¬лом экспертной комиссии на перечне должна быть со¬гласующая подпись председателя экспертной комиссии и утверждается вводится в действие приказом или рас¬поряжением руководителя организации предприятия.
С перечнями под роспись должны быть ознакомлены все лица наделенные правом составлять визировать под¬писывать и утверждать соответствующие конфиденци¬альные документы.
Внесение возможных последующих уточнений или изменений в перечни оформляется тем же порядком.
При изменении перечня информации составляющей коммерческую и служебную тайну соответствующие из¬менения вносятся и в перечни издаваемых конфиденци¬альных документов. О снятии грифа конфиденциально¬сти с отправленных документов должны быть письменно оповещены все адресаты.
При необходимости издания разовых документов не включенных в перечни или дополнительных экземпляров документов их изготовление может производиться по ре¬шению соответствующего руководителя наделенного пра¬вом распоряжаться теми или иными конфиденциальными сведениями указанной в перечне информации составля¬ющей коммерческую или служебную тайну. Одновремен¬но определяется целесообразность последующего включе¬ния таких документов дополнительных экземпляров в перечень издаваемых конфиденциальных документов.
В необходимых случаях рассмотренные перечни сами могут иметь гриф конфиденциальности. Гриф конфиден¬циальности должен соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений содержащихся в графах этих перечней. При наличии грифа конфиденциальности перечни регистрируются по журналу учета изданных до¬кументов.
Глава 2. Существующие технологии хранения и использования КД в архивах.
По истечении определенного времени дальнейшее содержание закрытых законченных дел и документов в под¬разделении конфиденциального делопроизводства стано¬вится нецелесообразным.
Вместе с тем некоторые из этих дел и документов содер¬жат важную информацию например по кадровым вопро¬сам о деятельности государственных или муниципальных органов власти или представляют собой историческую на¬учную социальную экономическую политическую куль¬турную ценность и в связи с этим должны передаваться для архивного хранения.
Другие документы просто утрачивают со временем свое практическое значение и подлежат уничтожению за ненадобностью.
Состав государственных и муниципальных органов вла¬сти и подведомственных им предприятий передающих до¬кументы постоянного хранения в государственные архивы а также категории передаваемых ими документов все до¬кументы постоянного хранения или часть из них определя¬ются Федеральным архивным агентством и органами управ¬ления архивным делом субъектов Российской Федерации. В отношении негосударственных предприятий такое опре¬деление производится архивными учреждениями совмест¬но с собственниками документов и оформляется договором.
Документы составляющие коммерческую или слу¬жебную тайну государственных и негосударственных организаций могут передаваться в государственные архивы с соответствующими грифами конфиденциальности при этом оговариваются особые условия хранения
передаваемых документов и пользования ими но на практике такая передача осуществляется обычно при ликвидации организации предприятия с отсутствием правопреемника. Если таких ситуаций не возникает то документы целесообразно передавать в государственные архивы после снятия с них грифа конфиденциальности.
Конфиденциальные документы подлежащие передаче в государственные архивы до их фактической передачи должны храниться соответствующим образом оформленными в архивах организаций предприятий а при отсутствии архивов — в подразделениях конфиденциального делопроизводства. По решению вышестоящих организаций такие документы могут передаваться в архивы этих организаций предприятий.
В таком же порядке необходимо хранить до их унич¬тожения и документы не подлежащие передаче в госу¬дарственные архивы. При этом во всех случаях должны быть обеспечены условия для физической сохранности документов и предотвращения разглашения содержащей¬ся в них информации.
С целью уточнения или определения сроков хранения документов и их отбора для архивного хранения и унич¬тожения проводится экспертиза ценности документов. Проведение такой экспертизы возлагается на экспертную комиссию.
Экспертиза ценности конфиденциальных дел и доку¬ментов проводится по мере необходимости ежегодно раз в несколько лет. Экспертизой должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хране¬ния за соответствующий период времени поскольку доку¬менты выделенного хранения являются составной частью документального фонда организации предприятия.
Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела соответствие видов и содержания документов заголовку дела отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения.
Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения его содержания. Одновременно устанавливается возможность снятия грифа конфиденциальности с документов выделенного хранения отдельных документов дела или с дела в целом и определения дальнейших сроков их хранения.
При определении или уточнении сроков хранения до¬кументов необходимо руководствоваться «Перечнем ти¬повых управленческих документов образующихся в дея¬тельности организаций с указанием сроков хранения»1.
При проведении экспертизы ценности научнотехни¬ческих документов необходимо использовать «Перечень научнотехнической документации подлежащей приему в государственные архивы России»2.
Если в организации на предприятии имеются доку¬менты не предусмотренные названными перечнями и ме¬тодическими рекомендациями то срок их хранения сле¬дует устанавливать на основе определенных критериев оценки документов к важнейшим из которых относятся
содержание документа значимость отображенно¬го события полнота его освещения новизна уни¬кальность информации или ее повторяемость це¬левое назначение документа
происхождение документа место и время издания
внешние особенности документа подлинник или ко¬пия характер резолюций физическое состояние.
Срок хранения дела в целом устанавливается по наи¬высшему сроку хранения документов находящихся в деле.
По завершении экспертизы всех дел и документов вы¬деленного хранения результаты работы рассматриваются экспертной комиссией и фиксируются в протоколе с от¬ражением
какие дела и документы выделенного хранения с уточ¬ненными заголовками грифами конфиденциально¬сти сроками хранения и номерами статей по переч¬ню подлежат передаче на архивное хранение
какие дела документы из дел и документы выделен¬ного хранения подлежат уничтожению
с каких дел документов выделенного хранения или отдельных документов подшитых в дела должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае подлежит ли документ с которого снимается гриф конфиденциальности изъятию из дела или должен оставаться в нем.
Порядок экспертизы документов дел разрабатывает¬ся в организации на предприятии применительно к «Типовому положению о Центральной экспертной комиссии ЦЭК федерального органа исполнительной власти».
В соответствии с утвержденным руководителем орга¬низации предприятия протоколом экспертной комиссии сотрудниками подразделения конфиденциального дело¬производства производится частичное переформирова¬ние и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения в том числе
изъятие из дел документов подлежащих перешивке в другие дела и подшивка их в эти дела с проставле¬нием во внутренних описях дел из которых изъяты документы отметок о их новом местонахождении и помещением в дела справокзаместителей а также с перенумерацией листов перешитых документов в де¬лах в которые они помещены внесением их во внут¬ренние описи дел и исправлением количества листов в заверительной надписи дел на обложках дел и в но¬менклатуре
изъятие из дел документов подлежащих уничтоже¬нию с помещением в дела справокзаместителей
зачеркивание грифа конфиденциальности с про¬ставлением даты и номера протокола экспертной комиссии и заверительной подписи на документах подшитых в дела обложках дел и документах выде¬ленного хранения с которых снимается гриф кон¬фиденциальности во внутренних описях дел гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол экспертной комиссии
изъятие из дел документов с которых снят гриф конфиденциальности по решению экспертной комиссии. И передача их по акту в подразделение открыто¬го делопроизводства с отметкой во внутренних опи¬сях дел и помещением в дела справокзаместителей
передача дел и документов выделенного хранения с которых полностью снят гриф конфиденциально¬сти по акту в подразделение открытого делопроиз¬водства с отметкой в номенклатуре дел или в журнале учета документов выделенного хранения
корректировка заголовков сроков хранения и номе¬ров статей по перечню на обложках дел и в номен¬клатуре на обложках дел дополнительно — крайних дат документов
переоформление обложек и проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках документов выделенного хранения.
Если срок хранения дел и документов выделенного хранения установлен не перечнем а экспертной комисси¬ей то вместо статей перечня проставляется отметка «ЭК».
После изъятия из дел документов листы дела не пе¬ренумеровываются. На обложках дел и в номенклатуре рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишет¬ся «___ листов изъято согласно записям в описи дела» с проставлением заверительной подписи.
На дела и документы выделенного хранения отобран¬ные на архивное хранение составляются раздельные по видам тайны описи по форме установленной Федеральным архивным агентством.
На научнотехническую проектную конструктор¬скую и иную специальную документацию составляются отдельные описи документов.
На обложках дел и документов выделенного хранения проставляются номера фонда описи и единицы хранения.
Требования к оформлению дел и документов а так¬же описей для дел и документов передаваемых на архивное хранение изложены в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»
Грифы конфиденциальности описей дел должны соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений содержащихся в заголовках дел и документов выделенного хранения. Если эти сведения не являются конфиденциальными то грифы конфиденциальности опи¬сям не присваиваются. При наличии грифов описи регистрируются в журнале учета изданных документов.
Один экземпляр описи с подписью сотрудника архива за полученные документы передается на постоянное хранение в подразделение конфиденциального делопроизводства.
После утверждения описи дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению.
2.2 Электронное хранение документации
Давно прошли времена когда электронное хранение документов считалось в лучшем случае всего лишь как альтернативный вариант. Сегодня это важная часть работы любой организации. Конечно цифровые технологии появились не сегодня уже в 1970ых в СССР проводились работы по автоматизации архивных работ.
При электронном хранении документации на первом мете стоит необходимость удобного и быстрого доступа к нему. При этом необходимо соблюдать необходимые меры безопасности целостность документа его аутентичность. Во много эти задачи лежат в технической плоскости. Однако по качеству и масштабам эти работы не идут ни в какое сравнение с текущими достижениями.
На текущий момент идёт значительно обновление уже имеющегося и закупка нового оборудования для оцифровки архивов. С 2011 года по 2013 год объём обработанной информации в государственных архивах вырос почти в 2 раза с 10 Тб до 22 23. Часть работ передаётся на аутсорсинг. Так в так было сделано в Государственной думе Российском государственном историческом архиве где документы были оцифрованы сторонними компаниями.
Согласно Концепции развития архивного дела до 2020 года 20 документов по актуальным историческим темам генеалогическим древам должно быть доступно в цифровом формате. Полностью оцифровка планируется быть закончена к 2018 году.
Что дает электронный архив
1. Удобный и быстрый доступ к необходимой документации
2. Физическая защита документа от повреждений утраты и т.д
Основные этапы по созданию электронного архива
1. Сканирование и перевод документов в электронный вид
2. Настройка программного обеспечения к необходимым требованиям
3. Разработка регламента доступа к архиву
Существует ряд требований к хранению электронных документов. В течении всего срока хранения и использования документа он должен соблюдать аутентичность и надёжность независимо от изменений в системе. На протяжении всего срока хранения документ так же должен сохранить метаданные. Документ должен быть конечно читабелен и иметь соответствующее программное обеспечение.
Сегодня отсутствует прочный фундамент на который коммерческая или государственная компания может строить свой архив.
Сегодня так же развивается обмен юридически значимыми документами в электронном виде. Однако на текущий момент доля электронного документооборота в российских компаниях мала. Согласно данным ФНС в 2014 гожу из 15 миллионов счетфактур только 10 из них были представлены в электронном виде. По ожиданию специалистов благодаря изменению в российском законодательству доля электронного документооборота значительно увеличится.
Существенная роль уделяется Системам электронного Документооборота СЭД в первую очередь речь идёт о системе EInvoicing. Данная система позволяет компаниям эффективно работать с внешними контрагентами и проверяющими органами. Данная система применяется в первую очередь в банковской сфере как часть ДБО Дистанционного банковского обслуживания. Первым данную систему начал использовать Альфабанк который в сотрудничестве с платежными системами выставлял электронные счета за товары и услуги. Использование данной системы положительно сказывается на скорости качестве и контроле. Конечно все ещё среди бухгалтеров существует скепсис по отношению к данной системе как хорошо сервис может адаптироваться к изменениям в Российском законодательстве что будет в случае ошибок в данной система и .т.д. Однако бизнесвыгоды безусловно берут вверх над консерватизмом.
Согласно исследования проведённому сотрудниками РГГУ посвященного рекомендациям по поводу использования различных видео текстовых и графических форматов выбор оптимального формата определяется многими критериями. Это и права собственности открытость и закрытость программного кода доступность конвертации устойчивость при репликации года разработки и последних модернизаций.
Согласно рекомендациям текстовые файлы следует хранить в незашифрованном виде в ZIP а текстовые файлы лучше хранить в следующих форматах XML includes XSDXSL XHTML PDFA1 ISO 190051 .pdf PDFA2 ISO 1900522011 .pdf.
Глава 3. Предложения для усовершенствования существующих технологий.
Несмотря на то что в архивном деле традиционно сильны консервативные взгляды эта отрасль постепенно становится одной из самый наукоёмких.
Законодательные органы органы исполнительной власти государственные компании и коммерческий сектор всячески стремится совершенствоваться. На законодательном уровне так же закреплены стремлении к внедрению об этом неоднократно сообщало правительство президент федеральные министерства и агентства. В данной главе рассмотрены наиболее на мой взгляд передовые технологии и предложения.
Безусловно на первом месте стоит дальнейшее оцифровка существующих документов и их обслуживание.
Это позволит получить
• централизованное хранение документов в электронном виде
• организация совместного доступа
• сохранность редких и ветхих документов
• сэкономленное время при поиске документов хранящихся в архиве.
Усовершенствования существующего законодательства и норм и приведение к единым международным стандартам
• Разработка нормативно правовой базы для единых цифровых архивов
• Приведение к единым международным стандартам хранения и использования КД в архивах в первую очередь электронных. Это позволит РФ интегрироваться с международными базами данных что в свою очередь позволит увеличить эффективность хранения и использования данных
• Ликвидация барьеров при международном обмене информации
Помимо этого на сегодняшний день существует множество технологических методов которые недостаточно широко используются в архивном деле. Далее я приведу наиболее перспективные разработки и новшества.
3.1 Инновационные технологии в сфере логистики
Инновационные пути решения невероятно важны. Одной из последних тенденцией к примеру является построение автоматизированных архивных центров. В частности один из передовых центров для хранения архивов имеет Сбербанк. В 2011 году был построен логистический центр в Томилино. В архиве хранится около 40 миллионов папок. Особенностью данного проекта является безусловно привлечение не только профильных специалистов но и роботовархивариусов благодаря чему расходы снижены многократно и значительно увеличена производительность.
Одной из главных преимуществ данного проекта является оптимизированный штат сотрудников. Ранее для такого проекта потребовалось бы около 2000 сотрудников сейчас же необходимо всего 80 сотрудников. Такой прогресс был создан благодаря внедрению современных технологий. Большая часть работы была роботизирована. Оборудование было закуплено у немецких фирм ViastoreSystems и Trapo A лидеров в области логистического оборудования.
Данный проект Сбербанка имеет внушительные характеристики высотой в 6 этажей расположен на 537 тыс. кв. м. Помещение полностью соответствует всем требованием пожарной безопасности. Так же уменьшает вероятность несанкционированного доступа к документам. Стоит отметить что программное обеспечение было закуплено у отечественного производителя.
Особый успех был в уменьшении сроков обработки документов. Если ранее весь цикл работ занимал 12 месяца то теперь это приходится в течении 23 дней. Использование роботов сводит к минимуму использование традиционных методов работы.
Окупаемость проекта составила всего 28 месяцев что является крайне хорошим показателем. Экономия за счет снижения затрат на оплату труда составила почти в 20 раз меньше чем если бы использовались традиционные методы.
Кроме этого Сбербанк получил большую прибыль вопервых за счет продажи ненужных помещений которые больше не используются. Во вторых руководство планирует сдавать в аренду часть своего логистического центра.
Привлечение аутсорсигновых компаний
В то время когда коммерческие организации уже достаточно активно используют услуги аутсортиновых компаний в архивах то государственных сектор значительно уступает в масштабах использования данных услуг.
Нужен качественный аутсорсинг. На текущий момент данная сфера требует существенных доработок.
Одним из плюсов является экономическая выгода аутсорсинга. Хотя это возможно конечно при грамотном подходе к выбору поставщика услуг.
Так же это освобождает пространства позволяя освободить помещения для других нужд.
Аутсорсинг в государственных учреждениях в Федеральных органах исполнительной власти также имеет пути для развития. Так же имеется необходимость с создании специализированных государственных компания для реализации данного проекта.
Это так же поможет освободить административные ресурсы и перенаправить их на профильные цели. Помимо этого существует необходимость привлечения отечественных специалистов программного обеспечения логистических услуг. Это будет способствовать развитию отечественной отрасли. Даная сфера имеет очень важное значение. Потребуется совместное участие государственных структур частного сектора научнотехнического развития.
Мы видели что гос. компании закупали логистическое оборудование в зарубежных организаций в то время как существует возможность и предпосылки для замещения иностранных технологий отечественными.
Кроме этого стоит отметить что аутсорсинговые компании можно привлекать исключительно для оцифровки необходимых документов а уже хранение и использование производить собственными силами.
В качестве зарубежного опыта можно привести в пример сеть федеральных центров хранения документации Federal Records Center FRC работающие на федеральные органы власти США. Первый опыт построения такого объекта был в Бруклине НьюЙорк в 1950 году. На текущий момент таких центров существует 17 в которых в сумме хранится около 25 миллионов коробов. Одновременно с этим в США активно развиваются коммерческие центры по хранениям архивов. Если в 1990 году таких компаний было 300 то на 2012 год их число уже 580. Они обьеденины в Professional Records and Information Services Management PRISM т.е. ассоциацию профессиональных поставщиков услуг в области управления документами и информацией. Аутсорсинг
Использование различных форматов
Одной из опасностей которые ожидают в будущем многие электронные архивы является устаревание форматов и невозможное дальнейшее использование файлов содержащих необходимую документацию. В Голландии был произведён эксперимент где архивы попросили прислать самые старые электронные документы. В итоге многие из них не могли быть открытыми в pdf и odfформатах а многие и вовсе невозможно было открыть. Кроме того возникли и другие проблемы. При обновлении программного обеспечения в некоторых документах были обновлены даты создания не во всех было понятно вносились ли какиелибо изменения в документ.
С учетом того что форматы устаревают каждые 57 лет архивам необходимо соблюдать баланс между новизной и консерватизмом.
На текущий момент правительством утверждён формат PDFA для хранения электронных документов. Отдельно стоит отметить что в зарубежных странах отсутствует единый стандарт. Как правило всего лишь ограничиваются списком рекомендованных и не рекомендованных форматов.
Использование RFID технологий
Данная система RFID Radio Frequency Identification или РЧИ радиочастотная идентификация заключается в нанесении специальных радиочастотных меток которые позволяют найти нужный документ. Данная технология позволяет значительно сократить долю бумажной работы. Система создана так же для упрощение процедуры инвентаризации автоматизировать процесс использования и хранения документов.
Система позволяет “увидеть” до 300 радиометок в секунду. Данные при этом обрабатываются дистанционно. С точки зрения безопасности данная система позволит предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальным документам. Даже человеческий фактор когда человек случайно или по неосторожности неправильно расположил документ. Все находится под надзором компьютера.
Масштабное техническое оснащение этой системой позволит выйти на принципиально новый уровень привлечёт для работы в архив высококвалифицированных специалистов
Облачные технологии
Облачные технологии позволяют значительно увеличить простоту доступа к необходимым документам. Имеется мнение что облачные сервисы имеют угрозу несанкционированного доступа однако современные технологии безопасности позволяют предоставить полноценную защиту от киберугроз. Зарубежные компании уже разрабатывают необходимые рекомендации для облачных технологий. Намного более важной проблемой является интеграция облачных сервисов с существующей инфраструктурой.
Разграничение доступа будет происходить благодаря соответствующему программному обеспечению. Так же потребуется соответствующая криптографическая защита. Она должна иметь сертификаты лицензию ФСБ и иметь соответствующих специалистов для обслуживания. Одновременно с этим выстраивается иерархия доступа к информации.
Использование облачных технологий в архивах безусловно является инновацией которую только предстоит развить. Облачные технологии имеют множество преимущества. Первое это экономичность данный сервис требует относительно небольших затрат. Далее даёт невероятно удобный доступ к необходимым документам.
Заключение
Список источников и литературы
Источники
1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149ФЗ ред. от 24.11.2014 Об информации информационных технологиях и о защите информации 27 июля 2006 г.
2. Федеральный закон Российской Федерации от 21 июля 2014 г. N 242ФЗ О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения порядка обработки персональных данных в информационнотелекоммуникационных сетях
3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149ФЗ ред. от 24.11.2014 Об информации информационных технологиях и о защите информации 27 июля 2006 г.
Ресурсы Интернет
Литература
1. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [учебник] Н. Н. Куняев А. С. Демушкин Т. В. Кондрашова А. Г. Фабричнов под общ. ред. Н. Н. Куняева. 2е изд. перераб. и доп. Москва Логос 2013. 497 с. 22 см.
2. Алексенцев Альберт Иванович.
Конфиденциальное делопроизводство А. И. Алексенцев. Изд. 2е доп. и перераб. М. Журн. Упр. персоналом 2003. 200 с.
3. Некраха Андрей Вячеславович.
Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации учеб. пособие А. В. Некраха Г. А. Шевцова Инт информ. наук и технологий безопасности Рос. гос. гуманитарный унт. М. Акад. проект 2007. 219 с.